Kort svar
Löneprocessen är det månadsåterkommande arbetsflödet med att betala lön till anställda. Den består av sex huvudsteg: registrera underlag (närvaro, frånvaro, OB, förmåner), beräkna lönen (brutto, skatt, netto), godkänna lönekörningen, bokföra löner och arbetsgivaravgifter, betala ut nettolön och rapportera AGI till Skatteverket. Hela cykeln avslutas typiskt den 12:e i månaden efter utbetalningen, då skatter och avgifter ska vara inbetalda och AGI inlämnad.
Förklaring i enkel svenska
Steg 1 – Samla underlag för månaden
Innan lönen kan beräknas behöver alla underlag samlas in:
- Närvaro och frånvaro – arbetade timmar, sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet
- Rörliga ersättningar – OB-tillägg, övertid, provisioner, bonus
- Förmåner – bilförmån, friskvård utöver gränsen, fri kost m.m.
- Avdrag – fackföreningsavgifter, eventuella löneavdrag
- Reseräkningar och utlägg – traktamente, milersättning, utlägg
Mindre företag kan göra detta manuellt; större företag använder tidrapporteringssystem som matar löneprogrammet automatiskt.
Steg 2 – Beräkna lönen
Lönen beräknas enligt:
| Komponent | Beräkning |
|---|---|
| Bruttolön | Månadslön ± rörliga ersättningar och frånvaroavdrag |
| Förmåner | Värdet av t.ex. bilförmån, läggs till underlaget |
| Skatteunderlag | Bruttolön + förmåner |
| Preliminärskatt | Enligt skattetabell eller jämkning |
| Nettolön kontant | Bruttolön − preliminärskatt − övriga avdrag |
Löneprogrammet räknar dessutom fram underlaget för arbetsgivaravgifter (bruttolön + förmåner) och eventuella avsättningar för semester och pension.
Steg 3 – Godkänn lönekörningen
Innan lönen betalas ut ska den granskas och godkännas – oftast av en löneansvarig och en chef. Vanliga kontroller:
- Stämmer antalet timmar mot tidsrapporter?
- Är förmånerna korrekt klassade?
- Är skattetabellen rätt för varje anställd?
- Har sjuklöne- och semesterregler tillämpats korrekt?
Efter godkännande blir lönekörningen "låst" och kan inte redigeras utan att skapa en ny version.
Steg 4 – Bokför lönerna och arbetsgivaravgifterna
Bokföringen av löner och AG-avgifter sker i flera poster:
| Konto | Vad | Belopp |
|---|---|---|
| 7010 (m.fl.) | Bruttolöner och förmåner | Debet |
| 2710 | Personalskatter (prel.skatt) | Kredit |
| 2820 / 2920 | Löneskuld (nettolön) | Kredit |
| 7510 | Lagstadgade arbetsgivaravgifter | Debet |
| 2730 | Lagstadgade sociala avgifter | Kredit |
Vissa poster (sjuklön, semesterlön, förmåner) kan särredovisas på egna kostnadskonton för uppföljning. Se separata artiklar för detaljer.
Steg 5 – Betala ut nettolön
Nettobeloppet betalas till de anställdas bankkonton, oftast som en bankfil (ISO20022 pain.001) som genereras av löneprogrammet och laddas upp i banken. När betalningen genomförts:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2820 / 2920 | Löneskuld | [nettobelopp] | |
| 1930 | Bank | [nettobelopp] |
Lönen är därmed utbetald och skulden mot de anställda är reglerad.
Steg 6 – Rapportera AGI och betala skatt + avgifter
Senast den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden ska:
- AGI lämnas in till Skatteverket – med en huvuduppgift (företagets summor) och en individuppgift per anställd (specifikationsnummer + belopp)
- Skatter och arbetsgivaravgifter vara inbetalda på företagets skattekonto
Båda görs vanligen samma dag. Försenas något tillkommer förseningsavgift eller kostnadsränta.
Cykeln avslutas – och börjar om
När AGI är godkänd och betalningarna gjorda är månadens löneprocess klar. Nästa månad börjar samma cykel om.
Vid bokslut – ytterligare avstämningar
Vid årsbokslutet görs ytterligare moment som inte ingår i den månadsvisa cykeln:
- Avsättning för semesterlöneskuld (om K2/K3)
- Avsättning för Särskild löneskatt på pensionspremier (SLP)
- Periodisering av upplupna och förutbetalda lönekostnader
- Avstämning av skattekontot mot bokföringen
Se separata artiklar för dessa moment.
Exempel
En typisk månadscykel för ett aktiebolag med 3 anställda
Den 20:e i månaden – sista dag för tidrapportering. Anställda lämnar in närvaro/frånvaro.
Den 21–22:a – löneansvarig granskar tidrapporter, lägger in eventuella förmåner och frånvaron i löneprogrammet.
Den 23:e – lönekörningen körs preliminärt. Underlag och resultat granskas. Eventuella fel rättas.
Den 24:e – chef godkänner lönekörningen. Bokföringsfil skickas till bokföringsprogrammet. Bankfil genereras.
Den 25:e – nettolöner betalas ut till anställda. Bokföringen registreras (löner, skatt, AG-avgifter, nettoutbetalning).
Den 1–12 nästa månad – AGI lämnas in. Skatter och AG-avgifter betalas till skattekontot.
För månadens lönecykel: ca 5 dagars aktivt arbete från tidrapport till AGI är vanligt för små företag. Större företag har formellt schema för varje steg.
Vanliga misstag
- Skjuta upp granskningen till sista dagen. Fel i lönekörningen som upptäcks dagen före utbetalning är stressiga och kan leda till felaktig utbetalning. Bygg in en granskningsbuffert.
- Glömma rapportera förmåner. Om bilförmån, friskvård eller fri kost inte är med på lönespecen kommer skatten och AG-avgifterna att vara fel – och AGI blir felaktig.
- Missa AGI-deadlinen. Den 12:e är fast. Förseningsavgift kostar minst 1 250 kr för småföretag, mer för större.
- Inte separera löne- och AG-avgiftskonton korrekt. En vanlig miss är att bokföra alla löneavgifter på samma konto, vilket gör uppföljningen svår.
- Sluta cykeln vid utbetalningen. Det är AGI och inbetalning som avslutar månadens processs – inte själva lönen.
Checklista
- [ ] Tidrapporter och frånvaro är inrapporterade och kontrollerade.
- [ ] Förmåner, traktamente och milersättning är klassade rätt.
- [ ] Lönekörningen är granskad och godkänd av två personer (helst).
- [ ] Bokföringen är skapad: löner, skatt, AG-avgifter, nettoutbetalning.
- [ ] Nettolöner är utbetalda från bankkonto.
- [ ] AGI är inlämnad till Skatteverket.
- [ ] Skatter och AG-avgifter är inbetalda till skattekontot senast den 12:e.
Relaterade begrepp
- AGI – arbetsgivardeklaration på individnivå, månadsvis rapport till Skatteverket.
- Specifikationsnummer – unikt nummer per anställd och utbetalning i AGI.
- Skattekontot – företagets konto hos Skatteverket dit skatter och avgifter betalas.
- Sjuklöneperiod – arbetsgivarens betalningsansvar dag 1–14 vid sjukdom.
- Semesterskuld – intjänad men ej uttagen semester, redovisas som upplupen kostnad i bokföringen.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Företag med kollektivavtal har ofta ytterligare moment (lönerapportering till FORA/Collectum, kontroll mot kollektivavtal).
Sammanfattning
Löneprocessen är en månadsvis cykel som börjar med tidrapportering och slutar med AGI-inlämning den 12:e månaden efter. Däremellan ligger lönekörning, godkännande, bokföring av löner och AG-avgifter, nettoutbetalning till anställda, och inbetalning av skatter och avgifter till skattekontot. Vid årsbokslut tillkommer avsättningar för semesterlöneskuld, SLP och eventuella periodiseringar. En tydlig och dokumenterad process minskar risken för felutbetalningar, förseningsavgifter och skattedifferenser.