Användningsvillkor

Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller mellan AccoZen AB, org.nr 559544-8159, ("AccoZen", "vi", "oss") och den juridiska eller fysiska person ("Kunden", "du") som beställer och använder AccoZen:s bokföringstjänst ("Tjänsten").

Genom att registrera ett konto eller använda Tjänsten godkänner du dessa Villkor.

1. Tjänstens omfattning

AccoZen tillhandahåller en molnbaserad bokförings- och lönehanteringstjänst som gör det möjligt för Kunden att hantera sin löpande bokföring och lönehantering digitalt. Tjänsten inkluderar bland annat:

• Löpande bokföring med stöd för BAS-kontoplan
• Automatisk kontering och AI-assisterad fakturatolkning
• Automatisk uppladdning av leverantörsfakturor, bank- och kreditkortskvitton via e-post till företagets unika ingest-adresser
• Direkt bankkoppling via Open Banking (PSD2) för automatisk hämtning av transaktioner
• Direkt skattekontokoppling via Skatteverkets API med e-legitimation (BankID/Freja eID+)
• Import av bank- och skattekontotransaktioner via CSV-filer
• Momsrapportering och skatteberäkning
• Kundfakturering
• Rapporter och huvudbok
• Export i SIE-format
• Lönehantering ("AvLöna"): medarbetarregister, löneartiklar, lönekörning och lönebesked
• Skatteberäkning enligt Skatteverkets skattetabeller samt procent, SINK och A-SINK
• Automatisk beräkning av arbetsgivaravgifter baserat på medarbetarens ålder och utbetalningsdatum
• Generering och bokföring av lönejournaler
• Generering av AGI-XML (arbetsgivardeklaration på individnivå) enligt Skatteverkets schema
• Generering av FORA-fil (månadsrapport arbetare) samt sammanställning för årsrapport tjänstemän
• Generering av ISO20022 pain.001-banktillförningsfil för utbetalning av löner
• Utskick av lönebesked via e-post, med valfri AES-256-kryptering av PDF
• Lönerapporter (Lön & skatt, löneartssammandrag, löneartsdetaljspec) och kontrollistor

AccoZen ger Kunden en icke-exklusiv rätt att nyttja Tjänsten under avtalsperioden förutsatt att gällande avgifter erläggs avtalsenligt.

2. Avtalsperiod

Avtalet löper månadsvis eller årsvis beroende på vald prisplan och förnyas automatiskt om ingen uppsägning sker. Uppsägning ska ske skriftligen via Tjänstens gränssnitt eller e-post till support@accozen.se senast 30 dagar före avtalsperiodens utgång.

3. Testperiod

AccoZen kan erbjuda en kostnadsfri testperiod för utvärdering av Tjänsten. Testperioden börjar vid registrering och varar under den tid som anges vid registreringstillfället. Om Kunden inte väljer att beställa Tjänsten efter testperiodens utgång kan inmatad data raderas.

Kunden får endast utnyttja erbjudandet om gratis testperiod en gång per företag.

4. Priser och betalning

Avgift för Tjänsten debiteras i förskott för avtalsperioden enligt AccoZen:s vid var tid gällande prislista. Moms tillkommer på alla priser. Betalningsvillkor är 14 dagar.

Vid sen eller utebliven betalning äger AccoZen rätt att ta ut påminnelseavgift, dröjsmålsränta enligt lag samt stänga av tillgången till Tjänsten.

AccoZen förbehåller sig rätten att ändra priserna. Prisändringar aviseras minst 30 dagar i förväg via e-post eller i Tjänstens gränssnitt.

5. Support

AccoZen tillhandahåller support via e-post och i Tjänstens gränssnitt. Supporten omfattar hjälp med att använda Tjänstens funktioner. Supporten omfattar inte redovisningsmässig eller juridisk rådgivning – för sådana frågor bör Kunden konsultera en auktoriserad revisor eller juridisk rådgivare.

6. Tillgänglighet

AccoZen strävar efter att Tjänsten ska vara tillgänglig dygnet runt men reserverar sig för:

• Planerade driftavbrott för systemunderhåll och uppdateringar
• Oplanerade driftstörningar på grund av händelser utanför AccoZen:s kontroll
• Störningar hos Kundens internetleverantör

Information om planerade avbrott meddelas i förväg när så är möjligt.

7. Kundens åtaganden

Kunden ansvarar för:

• Att säkert förvara användarnamn och lösenord
• Att riktigheten i inmatad data stämmer överens med Kundens faktiska affärshändelser
• Att endast koppla bankkonton och skattekonton som Kunden har behörighet att använda
• Att hantera företagets unika e-postadresser för faktura- och kvittoinmatning ansvarsfullt – endast dela respektive adress med leverantörer och tjänster som ska skicka faktura- eller kvittohandlingar, samt att granska och godkänna mejlinmatade poster innan de bokförs
• Att användningen sker i enlighet med gällande lagstiftning

Kunden ansvarar gentemot AccoZen för skada som uppkommer genom uppsåtlig eller oaktsam handling avseende detta avtal.

8. Ansvarsbegränsning

AccoZen:s skadeståndsansvar är begränsat till direkt skada och kan högst uppgå till den avgift Kunden betalat för Tjänsten under de senaste tolv (12) månaderna.

AccoZen ansvarar inte, såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger, för:

• Utebliven vinst eller annan indirekt skada
• Förlust av data eller information
• Kundens ersättningsskyldighet gentemot tredje man
• Fel eller brister i Kundens bokföring som beror på felaktig inmatning

Tjänsten ersätter inte professionell redovisnings- eller skatterådgivning. Kunden bör alltid konsultera en kvalificerad rådgivare för komplexa frågor.

AI-assisterade funktioner: Tjänsten innehåller AI-drivna funktioner för bokföringsstöd, såsom kontoförslag och bokföringsvägledning. Dessa funktioner är avsedda att ge generell vägledning baserad på allmänna bokföringsregler och praxis. AI-genererade förslag kan innehålla felaktigheter och ska inte betraktas som professionell rådgivning. Kunden ansvarar för att granska, verifiera och godkänna alla bokföringsförslag innan de tillämpas. AccoZen ansvarar inte för beslut som fattas baserat på AI-genererad vägledning.

8b. Lönehantering – kundens särskilda ansvar

Lönehanteringsmodulen ("AvLöna") är ett verktyg som hjälper Kunden att beräkna och redovisa löner, men ändrar inte vem som är arbetsgivare eller vem som är ansvarig för riktigheten i den rapportering som lämnas till myndigheter. Kunden är fortsatt arbetsgivare i juridisk mening och ensam ansvarig för att lönehanteringen följer tillämplig lagstiftning, kollektivavtal och anställningsavtal.

Skattetabeller och beräkningsunderlag

Skattetabeller från Skatteverket laddas in årligen och måste laddas in för det aktuella inkomståret innan löner kan beräknas på tabellbasis. Kunden ansvarar för att kontrollera att rätt skattetabell, skattekolumn och skatteform (tabell, procent, SINK eller A-SINK) är vald för varje medarbetare. Skattekolumn härleds automatiskt från personnummer för standardlön; kolumnerna för pension, sjukpenning m.m. (kolumn 2, 4, 5 och 6) stöds inte. Jämkningsbeslut, beslut om justerade förmånsvärden och liknande individuella avvikelser ska Kunden själv hantera utanför Tjänsten.

Arbetsgivaravgifter

Arbetsgivaravgifter beräknas automatiskt utifrån medarbetarens födelseår (härlett från personnummer) och utbetalningsdatum, enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler. Felaktigt eller saknat personnummer leder till felaktig kategorisering av avgifter. Kunden ansvarar för att uppgifterna om varje medarbetare är korrekta.

AGI-, FORA- och bankfiler

Tjänsten genererar arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) i XML enligt Skatteverkets schema, FORA-fil enligt FORA:s aktuella filspecifikation samt banktillförningsfil i ISO20022 pain.001-format. Filerna laddas ner av Kunden och lämnas in av Kunden själv till respektive mottagare (Skatteverket, FORA respektive Kundens bank). Kunden ansvarar för:

• Att granska filernas innehåll innan inlämning eller uppladdning
• Att inlämning sker i tid och till rätt mottagare
• Att verifiera belopp och mottagarkonton i banktillförningsfilen innan uppladdning till bank
• Eventuella rättelsefiler (rättelse-AGI, borttag) och kommunikation med myndigheter

AccoZen ansvarar inte för felaktiga utbetalningar, försenade eller uteblivna inlämningar, förseningsavgifter, skattetillägg, sanktionsavgifter eller motsvarande konsekvenser av att Kunden inte själv lämnar in eller verifierar filerna korrekt.

Funktioner som inte ingår i Tjänsten

Tjänsten har en avgränsad funktionalitet och täcker inte all svensk arbetsrätt. Bland annat stöds inte fullständig semesterberäkning enligt semesterlagen, sjuklöneberäkning enligt sjuklönelagen, kollektivavtalsspecifika regler, jämkning, lönehantering över flera räkenskapsår eller automatisk uppdatering av skattetabeller. Kunden ansvarar för att hantera dessa områden utanför Tjänsten där de är tillämpliga.

Utskick av lönebesked

Tjänsten kan skicka lönebesked till medarbetare via e-post, antingen som vanlig PDF eller som AES-256-krypterad PDF. När krypterat utskick används härleds lösenordet från medarbetarens personnummer (de fyra sista siffrorna eller hela personnumret, enligt Kundens val i Tjänstens inställningar). Detta är en grundläggande skyddsåtgärd och ersätter inte stark autentisering. Kunden ansvarar för valet av distributionsmetod, för att medarbetarnas e-postadresser är korrekta samt för att informera medarbetarna om hur lönebeskeden levereras.

Personnummer och anställdas uppgifter

Lönehantering förutsätter att personnummer och andra uppgifter om Kundens anställda behandlas i Tjänsten. Kunden ansvarar för att ha rättslig grund enligt artikel 6 GDPR och, för personnummer, enligt 3 kap. 10 § dataskyddslagen (2018:218), samt för att informera medarbetarna i enlighet med artiklarna 13–14 GDPR. Frånvaroregistrering kan inkludera uppgifter om föräldraledighet och tillfällig föräldrapenning (VAB); Kunden ansvarar för att sådan behandling har erforderlig laglig grund.

Med hänsyn till lönehanteringens karaktär gäller ansvarsbegränsningarna i punkt 8 även för samtliga skador, förluster och kostnader som uppkommer i samband med Kundens användning av lönehanteringsmodulen, inklusive men inte begränsat till felaktigt utbetalda löner, felaktiga skatte- och avgiftsbelopp, felaktiga eller försenade myndighetsdeklarationer och felaktig rapportering till FORA.

9. Immateriella rättigheter

AccoZen innehar samtliga immateriella rättigheter till Tjänsten, inklusive mjukvara, design, varumärken och dokumentation. Kunden erhåller enbart en begränsad nyttjanderätt enligt dessa Villkor.

10. Lagring av data

AccoZen lagrar Kundens data på säkra servrar inom EU (Amazon Web Services, Stockholm-regionen). Data krypteras både vid överföring och lagring.

Vid avslut av Tjänsten har Kunden möjlighet att exportera sin data (t.ex. via SIE-export) innan kontot stängs. Det är Kundens ansvar att tillse att räkenskapsinformation arkiveras i enlighet med bokföringslagen.

10b. Direkt bankkoppling

AccoZen erbjuder direkt bankkoppling via Open Banking (PSD2) i samarbete med Enable Banking Oy, en auktoriserad leverantör av kontoinformationstjänster (AIS).

Samtycke och autentisering: För att koppla ett bankkonto omdirigeras Kunden till sin banks inloggningssida för autentisering. AccoZen får aldrig tillgång till Kundens bankinloggningsuppgifter. Kopplingen baseras på Kundens uttryckliga samtycke som lämnas via banken.

Giltighetstid: Bankkopplingen är giltig i upp till 180 dagar enligt PSD2-regelverket. Därefter behöver Kunden förnya sitt samtycke genom att autentisera sig hos banken igen.

Avsluta bankkoppling: Kunden kan när som helst avsluta bankkopplingen i AccoZen. Detta stoppar omedelbart hämtning av nya transaktioner. Redan hämtade transaktioner finns kvar i Tjänsten tills Kunden raderar dem eller avslutar sitt konto.

Tillgänglighet: Bankkopplingens tillgänglighet är beroende av respektive banks tekniska implementation av Open Banking. AccoZen ansvarar inte för avbrott eller begränsningar som orsakas av banker eller Enable Banking.

10c. Direkt skattekontokoppling

AccoZen erbjuder direkt koppling till Kundens skattekonto hos Skatteverket via Skatteverkets officiella Skattekonto Partner API.

Autentisering: Varje synkning kräver att Kunden autentiserar sig med e-legitimation (BankID eller Freja eID+) direkt hos Skatteverket. AccoZen får aldrig tillgång till Kundens e-legitimationsuppgifter. Ingen permanent koppling eller åtkomsttoken lagras mellan synkningar.

Uppgifter som överförs: Företagets organisationsnummer skickas till Skatteverkets API för att identifiera rätt skattekonto. Transaktioner och saldon hämtas tillbaka och lagras i Tjänsten.

Tillgänglighet: Skattekontokopplingen är beroende av Skatteverkets API-tillgänglighet. Tjänsten kan vara otillgänglig under Skatteverkets planerade underhållstider (normalt 03:00–05:00). AccoZen ansvarar inte för avbrott eller begränsningar som orsakas av Skatteverket.

Historik: Transaktionshistorik kan hämtas upp till 915 dagar tillbaka i tiden, i enlighet med Skatteverkets begränsningar.

10d. Tjänsteleverans via Kivra

AccoZen tillhandahåller en valbar integration med Kivra för leverans av lönebesked till anställdas digitala brevlådor. Tjänsten är opt-in per företag och måste uttryckligen aktiveras av Kunden via inställningar i AccoZen.

Pris och fakturering: Kunden debiteras per skickat lönebesked enligt det pris som framgår i AccoZen vid aktivering och i inställningar. Priset kan justeras efter meddelande med rimlig framförhållning. Kostnader faktureras som tilläggspost på Kundens befintliga AccoZen-månadsfaktura.

Inaktivering: Kunden kan när som helst inaktivera Kivra-utskick i inställningarna. Inga kostnader tillkommer för perioder då tjänsten är inaktiverad.

Roller och ansvar: Kunden är avsändare ("Avsändare") gentemot Kivra och därmed personuppgiftsansvarig för det innehåll som skickas. AccoZen agerar som teknisk leverantör/förmedlare. Kunden måste separat acceptera Kivras Allmänna Villkor för Avsändare samt Kivras Underbiträdesavtal vid aktivering, vilket sker via aktiveringsflödet i AccoZen.

Tredjepartsleverantör: Kivra är en tjänst från Kivra AB. AccoZen ansvarar inte för Kivras tillgänglighet eller villkor utöver vad som rimligen kan förväntas av oss som integrationspart.

11. Personuppgifter

AccoZen behandlar personuppgifter i enlighet med vår Integritetspolicy. I förhållandet mellan AccoZen och Kunden agerar AccoZen som personuppgiftsbiträde för de personuppgifter som Kunden matar in i eller låter Tjänsten generera (t.ex. uppgifter om Kundens egna kunder, leverantörer och anställda). Kunden är personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter och ansvarar för att ha rättslig grund för behandlingen, för att informera de registrerade enligt artiklarna 13–14 GDPR, samt för att hantera registrerades begäran om tillgång, rättelse och radering. AccoZen biträder Kunden vid sådana begäranden i den utsträckning det är tekniskt möjligt.

För lönehanteringsmodulen omfattar detta särskilt uppgifter om Kundens anställda (personnummer, kontaktuppgifter, bankkonton, löne- och skatteuppgifter samt frånvarouppgifter). Se vidare punkt 8b ovan och Integritetspolicyn.

12. Avtalets upphörande

AccoZen kan säga upp avtalet med omedelbar verkan om:

• Kunden är i dröjsmål med betalning trots påminnelse
• Kunden bryter mot dessa Villkor på ett väsentligt sätt
• Kunden är på obestånd eller försätts i konkurs

Vid uppsägning upphör Kundens rätt att använda Tjänsten och eventuell kvarvarande data raderas inom skälig tid.

13. Ändringar av villkoren

AccoZen förbehåller sig rätten att ändra dessa Villkor. Ändringar aviseras minst 30 dagar i förväg via e-post eller i Tjänstens gränssnitt. Fortsatt användning av Tjänsten efter att ändringarna trätt i kraft innebär att Kunden godkänner de nya Villkoren.

14. Tillämplig lag och tvister

Dessa Villkor ska tolkas och tillämpas i enlighet med svensk lag. Tvister ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kan enas ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.