Hur bokför du semesterlön?

Vad betyder affärshändelsen?

Semesterlön är den ersättning den anställde får under sin semester. Bokföringsmässigt påminner den om en vanlig löneutbetalning – kostnaden ska redovisas, preliminärskatt dras, arbetsgivaravgifter betalas och nettolönen betalas ut. Skillnaden är att semesterlön ofta har bokförts som en upplupen skuld i takt med att den tjänats in. Då handlar bokföringen vid utbetalning främst om att minska semesterlöneskulden, inte att lägga upp en ny kostnad.

När uppstår den?

Affärshändelsen uppstår när:

• En anställd tar ut semester och får sin semesterlön på lönespecifikationen
• Semestertillägg betalas ut (oftast i samband med semestern eller en gång per år)
• Sparad semester tas ut och betalas
• Sammalöneregeln eller procentregeln tillämpas på den månadens lön

Många företag bokför semesterskulden månadsvis och löser sedan skulden när semestern tas. Mindre företag bokför ibland semesterlönen direkt som lönekostnad utan att hålla en separat skuld.

Så bokför du steg för steg

Det finns två huvudvägar att bokföra semesterlönen, beroende på om du löpande håller en semesterlöneskuld eller inte.

Väg A – Du har bokfört semesterlöneskuld löpande (rekommenderas)

När skulden minskar i takt med att semester tas ut, ska den motbokas:

Steg 1 – Minska semesterlöneskulden och bokför skatt/nettolön:

Steg 2 – Reglera arbetsgivaravgifterna som tidigare avsatts:

På detta sätt belastar utbetalningen inte ett nytt resultatår – kostnaden togs när semestern intjänades.

Väg B – Du har inte bokfört semesterlöneskuld löpande

Då bokförs semesterlönen som en vanlig löneutbetalning:

Steg 1 – Bokför lönen som kostnad:

Steg 2 – Bokför arbetsgivaravgifterna:

Väg B är enklare men ger en mer ojämn resultatutveckling – lönekostnaden klumpar sig i de månader semestern tas.

Exempel med siffror

Scenario: Anställd med månadslön 32 000 kr tar 5 semesterdagar (sammalöneregeln)

Beräkning:

• Vanlig månadslön under semesterperioden: 32 000 kr (oförändrad)
• Semestertillägg: 5 dagar × (32 000 × 0,43 %) = 5 × 137,60 = 688 kr
• Den månaden total bruttolön: 32 000 + 688 = 32 688 kr
• Av detta är 688 kr semestertillägg som ska minska semesterskulden (om sådan finns)
• Avdragen skatt (30 %): 9 806 kr
• Nettolön: 22 882 kr

Väg A (med skuld) – bokföring av semestertillägget separat:

Den vanliga månadslönen (32 000 kr) bokförs på 7010 som vanligt. Bara semestertillägget (688 kr) reducerar skulden 2920.

Och arbetsgivaravgifterna på semestertillägget:

(688 × 31,42 % ≈ 216 kr)

För den vanliga lönen bokförs arbetsgivaravgifterna som vanligt på 7510 / 2730.

Scenario: Timanställd tar semester (procentregeln)

Timanställd hade intjänat 30 000 kr i semesterlön under intjänandeåret (12 % av 250 000 kr). Tar nu 5 dagars semester.

• Semesterlön per dag: 30 000 ÷ 25 = 1 200 kr
• Bruttobelopp 5 dagar: 6 000 kr
• Avdragen skatt (30 %): 1 800 kr
• Nettobelopp: 4 200 kr

Väg A:

Och motsvarande för upplupna arbetsgivaravgifter (≈ 1 885 kr).

Moms – vad är vanligt?

Semesterlön är inte momspliktig. Det handlar om ersättning för anställning, inte köp eller försäljning av varor och tjänster. Ingen moms ska bokföras i samband med semesterlön.

Vanliga misstag

• Boka semesterlönen som ny kostnad när skulden redan finns. Då dubblerar du kostnaden i resultaträkningen och underskattar resultatet det året semester tas.
• Glömma reducera 2941 (beräknade sociala avgifter) i takt med att semester betalas ut. Annars växer den balansposten medan den verkliga skulden minskar.
• Använda fel skattetabell. Semesterlön är skattepliktig som vanlig tjänsteinkomst och beskattas enligt den anställdes ordinarie skattetabell. Schablonen 30 % används endast om Skatteverkets regler kräver det (t.ex. för engångsbelopp).
• Räkna semestertillägg på fel underlag. Tillägget är 0,43 % av månadslönen per uttagen semesterdag, inte per månad och inte på bruttolön inklusive rörliga delar.
• Blanda ihop semesterlön och semesterersättning. Semesterlön betalas under pågående anställning. Semesterersättning betalas vid anställningens slut och kan ha särskild engångsskatt.

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Semesterlön påverkas inte direkt av valet mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden – båda hanterar fakturor, inte löner. Däremot påverkas redovisningen av semesterlöneskuld av om företaget upprättar bokslut enligt K1, K2 eller K3:

• K1 (enskild firma) – ingen avsättning för semesterlöneskuld krävs. Semesterlönen bokförs som kostnad när den betalas.
• K2 / K3 (aktiebolag och större enskilda firmor) – semesterlöneskulden ska redovisas som upplupen kostnad vid balansdagen.

Med andra ord: är ditt företag ett aktiebolag som tillämpar K2 eller K3 ska du arbeta enligt Väg A ovan.

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Semesterlön bokförs antingen som minskning av en upplupen semesterlöneskuld (2920) eller som vanlig lönekostnad (7010/7090), beroende på om du redovisar skulden löpande eller inte. Preliminärskatt dras som vanligt (2710), nettolönen betalas från banken, och arbetsgivaravgifterna bokförs (eller motbokas mot 2941 om de avsatts tidigare). För aktiebolag som följer K2 eller K3 är skuldredovisningen normalt obligatorisk.