Vad betyder affärshändelsen?
Resekostnader är utgifter som uppstår när du eller dina anställda reser i tjänsten. Det kan vara flyg, tåg, buss, taxi, hotell, parkering och liknande. Resekostnader bokförs som rörelsekostnader och minskar företagets resultat (vilket i sin tur minskar skatten).
Det är viktigt att skilja mellan resekostnader (den faktiska utgiften för resan) och traktamente (schablonersättning för ökade levnadskostnader), som bokförs på olika sätt.
När uppstår den?
Resekostnader bokförs när:
- Du betalar resan direkt – med företagets kort eller bankkonto
- En anställd lägger ut – och ska ha ersättning
- Fakturan kommer – t.ex. vid företagsavtal med flygbolag eller hotellkedja
Vanliga situationer inkluderar kundbesök, konferenser, mässor, utbildningar och möten på annan ort.
Så bokför du steg för steg
Vid betalning med företagets kort/konto
- Samla alla kvitton och bekräftelser
- Separera momsen (om svensk leverantör med moms)
- Identifiera vilken typ av resa det gäller
- Bokför på rätt kostnadskonto
Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)
| Kontotyp | Vanligt kontonummer | Beskrivning |
|---|---|---|
| Resekostnader | 5800 | Allmänna resekostnader |
| Biljetter | 5810 | Tåg, flyg, buss, färja |
| Hotell | 5860 | Logi vid tjänsteresor |
| Taxi | 5820 | Taxiresor |
| Parkering | 5830 | Parkeringsavgifter |
| Ingående moms | 2640 | Ingående moms 25 % |
| Bank | 1930 | Bankkonto |
Bokföring vid betalning (t.ex. inrikes flyg)
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5810 Biljetter | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 1930 Bank | Totalbelopp |
Bokföring av utlägg (anställd har betalat själv)
Steg 1 – Redovisa skulden till den anställde:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5810 Biljetter | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 2820 Kortfristiga skulder anställda | Totalbelopp |
Steg 2 – När du ersätter den anställde:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2820 Kortfristiga skulder anställda | Totalbelopp | |
| 1930 Bank | Totalbelopp |
Exempel med siffror
Exempel: Tjänsteresa med flyg och hotell
Du flyger till Malmö för ett kundmöte. Kostnader:
- Flygbiljett: 1 500 kr inkl. 6 % moms
- Hotell en natt: 1 250 kr inkl. 12 % moms
- Taxi till flygplatsen: 400 kr inkl. 6 % moms
Beräkning:
- Flyg: 1 415 kr + 85 kr moms
- Hotell: 1 116 kr + 134 kr moms
- Taxi: 377 kr + 23 kr moms
- Total moms: 242 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5810 Biljetter | 1 415 kr | |
| 5860 Hotell | 1 116 kr | |
| 5820 Taxi | 377 kr | |
| 2640 Ingående moms | 242 kr | |
| 1930 Bank | 3 150 kr |
Moms – vad är vanligt?
Momsen på resekostnader varierar:
| Typ av kostnad | Momssats |
|---|---|
| Inrikes flyg | 6 % |
| Tåg/buss | 6 % |
| Taxi | 6 % |
| Hotell | 12 % |
| Hyrbil | 25 % |
| Parkering | 25 % |
Utrikesresor: Flyg till utlandet är momsfritt. Hotell i utlandet faktureras med landets moms – du kan inte dra av utländsk moms direkt, men kan ansöka om återbetalning.
Tips: Samla alltid kvitton vid tjänsteresor – utan kvitto kan du inte dra av momsen.
Vanliga misstag
- Blanda ihop med traktamente – resekostnader är faktiska utgifter, traktamente är schablonersättning
- Glömma kvitton – utan kvitto tappar du momsavdraget
- Fel momssats – transport har ofta 6 %, hotell 12 %, hyrbil 25 %
- Ta med privata kostnader – endast affärsmässiga resor är avdragsgilla
- Missa utländsk moms – du kan ansöka om återbetalning av moms från EU-länder
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Med kontantmetoden:
Du bokför resekostnaden när du betalar. Om du betalar flygbiljetten i december för en resa i januari hamnar kostnaden i december.
Med faktureringsmetoden:
Du bokför när fakturan kommer eller har fakturadatum. Betalar du med kort bokförs det normalt vid betalningstillfället.
Periodisering:
Större resor som sträcker sig över årsskifte kan behöva periodiseras – delen som avser nästa år bokas som förutbetald kostnad.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Resekostnader som flyg, tåg, taxi och hotell bokförs på lämpliga kostnadskonton i 58-serien. Momsen varierar – transport har ofta 6 %, hotell 12 %. Samla alltid kvitton för att kunna dra av momsen. Skilj mellan faktiska resekostnader och traktamente, som hanteras separat.