Vad betyder affärshändelsen?
Representation är kostnader för att vårda affärsrelationer – till exempel att bjuda kunder eller samarbetspartners på lunch, middag eller enklare förtäring i samband med affärsmöten. Det kan också handla om gåvor till kunder eller extern representation i samband med företagsjubileer.
När uppstår den?
Affärshändelsen uppstår när du:
- Bjuder en kund eller leverantör på lunch/middag
- Ordnar kundaktiviteter (golfevent, firmafest med externa gäster)
- Ger mindre gåvor till affärskontakter
- Har kickoff eller planeringsmöte med enklare förtäring
Det finns tydliga gränser för vad som räknas som avdragsgill representation och hur mycket moms du får dra av.
Så bokför du steg för steg
Steg 1: Samla underlag
Spara kvittot och notera:
- Vilka som deltog (namn och företag)
- Syftet med representationen
- Datum och plats
Steg 2: Beräkna avdragsgill moms
Momsavdraget är begränsat till 50 % av momsen på mat och dryck, upp till ett underlag på 300 kr per person exklusive moms. Det innebär max 37,50 kr momsavdrag per person vid 25 % moms.
Steg 3: Bokför
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6071 | Representation, avdragsgill | [kostnad exkl moms] | |
| 6072 | Representation, ej avdragsgill | [ev. överskjutande] | |
| 2640 | Ingående moms | [50 % av momsen*] | |
| 1930 | Företagskonto | [totalt betalt] |
Exempel med siffror
Scenario: Du bjuder 2 kunder på lunch, totalt 1 000 kr inkl moms
Beräkning:
- Totalt inklusive moms: 1 000 kr
- Exklusive moms (12 % restaurangmoms): 893 kr
- Moms: 107 kr
Per person: 893 / 2 = 447 kr (över gränsen 300 kr)
- Avdragsgill del per person: 300 kr (max)
- Ej avdragsgill del: 447 - 300 = 147 kr per person
Moms på avdragsgill del: 300 × 2 × 12 % = 72 kr
50 % momsavdrag: 36 kr
Bokföring:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6071 | Representation, avdragsgill | 600 | |
| 6072 | Representation, ej avdragsgill | 364 | |
| 2640 | Ingående moms | 36 | |
| 1930 | Företagskonto | 1 000 |
Totalt: 600 + 364 + 36 = 1 000 kr (balanserar)
Moms – vad är vanligt?
- 12 % moms på mat och dryck på restaurang
- 25 % moms på alkohol, underhållning, entrébiljetter
Momsavdraget vid representation är begränsat:
- Max 50 % av momsen på mat och dryck
- Max avdrag beräknas på 300 kr per person
- Alkohol och underhållning ger inget momsavdrag alls
Vanliga misstag
- Dra av 100 % av momsen – Endast 50 % av momsen på mat/dryck är avdragsgill, och bara upp till 300 kr per person
- Sakna dokumentation – Utan namn på deltagare, syfte och sammanhang kan avdraget ifrågasättas vid revision
- Blanda ihop intern och extern representation – Personalfester (intern) har andra regler än kundvård (extern)
- Överstiga rimliga belopp – Lyxiga middagar med vin kan underkännas helt
- Glömma att momsen är olika på mat och alkohol – Alkohol har 25 % moms men inget momsavdrag alls vid representation
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Vid representation betalas det oftast direkt med kort eller kontant, så skillnaden mellan metoderna är minimal. Bokför när betalningen sker och se till att kvittot sparas som verifikation.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Representation bokförs på konto 6071 (avdragsgill) och 6072 (ej avdragsgill). Momsavdraget är begränsat till 50 % av momsen, beräknat på max 300 kr per person. Dokumentera alltid vilka som deltog och syftet. Genom att förstå begränsningarna kan du göra rätt avdrag utan att riskera problem vid en revision.