Vad betyder affärshändelsen?
Förutbetalda kostnader är utgifter som du redan har betalat men som helt eller delvis avser nästa räkenskapsperiod. Vid bokslut flyttas den del som avser kommande period från kostnadskontot till ett tillgångskonto (1710 Förutbetalda kostnader). Syftet är att rätt kostnad hamnar i rätt period.
När uppstår den?
Affärshändelsen uppstår vid bokslut när du har betalat för:
- Försäkring som sträcker sig över årsskiftet
- Hyra i förskott för nästa period
- Programvaruabonnemang som betalats för en längre period
- Leasingavgifter betalda i förskott
- Medlemsavgifter som avser nästa år
Vanliga förutbetalda kostnader:
| Kostnad | Typiskt scenario |
|---|---|
| Företagsförsäkring | Årsbetalning gäller juli–juni, hälften avser nästa år |
| Lokalhyra | Betald i förskott för januari |
| Programvara | Årslicens betald i september |
| Domännamn/hosting | Betalt för 12 månader i förväg |
| Tidningsprenumeration | Betalt för kommande år |
Så bokför du steg för steg
Steg 1: Identifiera förutbetalda kostnader
Gå igenom kostnaderna och hitta betalningar som avser nästa period.
Steg 2: Beräkna andelen som avser nästa period
Räkna ut hur stor del av betalningen som hör till kommande räkenskapsår.
Steg 3: Bokför vid bokslut
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1710 | Förutbetalda kostnader | [belopp nästa period] | |
| [kostnadskonto] | T.ex. Försäkring, hyra | [belopp nästa period] |
Steg 4: Återför vid ingången av nästa år
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| [kostnadskonto] | T.ex. Försäkring, hyra | [belopp] | |
| 1710 | Förutbetalda kostnader | [belopp] |
Exempel med siffror
Scenario 1: Företagsförsäkring betald i oktober
Du betalar en årlig försäkring på 36 000 kr i oktober, som gäller oktober–september nästa år.
- Per bokslutsdagen 31 december har 3 månader gått (okt–dec = 9 000 kr).
- Kvar att periodisera: 9 månader (jan–sep) = 27 000 kr.
Bokföring vid bokslut:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1710 | Förutbetalda kostnader | 27 000 | |
| 6310 | Försäkring | 27 000 |
Årets försäkringskostnad: 9 000 kr. Resterande 27 000 kr redovisas som tillgång.
Återföring 1 januari:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6310 | Försäkring | 27 000 | |
| 1710 | Förutbetalda kostnader | 27 000 |
Scenario 2: Hyra betald i förskott
Du betalar lokalhyra på 15 000 kr i december som avser januari nästa år.
Bokföring vid bokslut:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1710 | Förutbetalda kostnader | 15 000 | |
| 5010 | Lokalhyra | 15 000 |
Scenario 3: Programvara med årslicens
Du betalar 12 000 kr i september för en 12-månaderslicens (sep–aug).
- Årets kostnad (sep–dec): 4 000 kr
- Förutbetald (jan–aug): 8 000 kr
Bokföring vid bokslut:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1710 | Förutbetalda kostnader | 8 000 | |
| 5420 | Programvaror | 8 000 |
Moms – vad är vanligt?
Förutbetalda kostnader bokförs exklusive moms. Momsen har redan hanterats vid den ursprungliga betalningen/faktureringen. Periodisera alltid nettobeloppet.
Vanliga misstag
- Glömma att återföra – Förutbetalda kostnader måste återföras vid ingången av nästa år, annars tappas kostnaden.
- Periodisera med moms – Bokför alltid exklusive moms. Momsen hanterades vid ursprunglig bokning.
- Felberäkning av tid – Räkna noga hur många månader som tillhör respektive år.
- Periodisera småbelopp – Väsentlighetsprincipen tillåter att du hoppar över obetydliga belopp.
- Blanda ihop med förskottsbetalning – Förutbetalda kostnader avser tjänster/varor du ska få. En förskottsbetalning till leverantör utan leverans är en fordran.
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Oavsett metod ska förutbetalda kostnader periodiseras vid bokslut. Det är en del av bokslutsarbetet. Under löpande år behöver du normalt inte periodisera.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Förutbetalda kostnader är betalningar som delvis avser nästa räkenskapsperiod. Vid bokslut flyttas den kommande periodens andel till konto 1710 och återförs vid nytt år. Beräkna tiden noggrant, periodisera exklusive moms och glöm inte att alltid återföra förutbetalda poster vid ingången av nästa period.