Vad betyder affärshändelsen?
En avsättning i bokföringen är en reservering för en framtida kostnad som är sannolik men där beloppet eller tidpunkten är osäker. Det skiljer sig från en skuld (där beloppet är känt) och en ansvarsförbindelse (där kostnaden är möjlig men inte sannolik). Avsättningar redovisas som skuld i balansräkningen.
När uppstår den?
Avsättningen bokförs när tre villkor är uppfyllda:
- Det finns en förpliktelse (rättslig eller informell) på grund av en inträffad händelse
- Det är sannolikt att ett utflöde av resurser krävs
- Beloppet kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt
Vanliga typer av avsättningar:
| Typ | Exempel |
|---|---|
| Garantiåtaganden | Reparationskostnader för sålda produkter |
| Tvister och rättsprocesser | Skadestånd som kan behöva betalas |
| Personalomkostnader | Omstrukturering, avgångsvederlag |
| Miljöåtaganden | Sanering av förorenad mark |
| Återställningskostnader | Återställa lokal vid hyresavtalets slut |
Så bokför du steg för steg
Steg 1: Bedöm om villkoren är uppfyllda
Finns det en förpliktelse? Är utflöde sannolikt? Kan beloppet uppskattas?
Steg 2: Uppskatta beloppet
Gör en rimlig uppskattning baserad på erfarenhet, expertbedömning eller statistik.
Steg 3: Bokför avsättningen
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| [kostnadskonto] | Garantikostnader, rättegångskostnader etc. | [uppskattat belopp] | |
| 2290 | Övriga avsättningar | [uppskattat belopp] |
Steg 4: Justera vid nästa bokslut
Ompröva beloppet vid varje bokslut. Öka, minska eller lös upp avsättningen beroende på ny information.
Exempel med siffror
Scenario 1: Garantiavsättning
Ditt företag säljer produkter med 2 års garanti. Erfarenhetsmässigt kostar garantireparationer 3 % av årets försäljning.
Årets försäljning: 2 000 000 kr
Uppskattad garantikostnad: 60 000 kr
Bokföring vid bokslut:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4520 | Garantikostnader | 60 000 | |
| 2290 | Övriga avsättningar | 60 000 |
Scenario 2: Pågående tvist
Företaget har en tvist med en leverantör. Juridisk rådgivare bedömer att det är sannolikt att företaget förlorar och behöver betala 150 000 kr.
Bokföring vid bokslut:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6340 | Rättegångskostnader | 150 000 | |
| 2290 | Övriga avsättningar | 150 000 |
Scenario 3: Upplösning av avsättning
Nästa år visar det sig att tvisten löses utan kostnad. Avsättningen återförs:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2290 | Övriga avsättningar | 150 000 | |
| 6340 | Rättegångskostnader | 150 000 |
Moms – vad är vanligt?
Avsättningar har ingen koppling till moms. Det är en bokföringsmässig reservering – ingen faktura och ingen transaktion med moms sker vid avsättningen. Momsen hanteras när den faktiska kostnaden uppstår och betalas.
Vanliga misstag
- Göra avsättningar för generella risker – Avsättningen måste kopplas till en specifik förpliktelse, inte en vag oro.
- Inte ompröva avsättningen – Avsättningar ska omprövas vid varje bokslut och justeras vid ny information.
- Blanda ihop med upplupna kostnader – Upplupna kostnader har känt belopp och tidpunkt. Avsättningar har osäkerhet i belopp eller tidpunkt.
- Göra avsättningar för framtida förluster – Förväntade framtida förluster från löpande verksamhet ska normalt inte avsättas.
- Inte dokumentera bedömningen – Beskriv grunden för avsättningen: vilken förpliktelse, hur beloppet beräknats, varför det är sannolikt.
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Avsättningar påverkas inte av valet mellan metoderna. De görs vid bokslut som en del av bokslutsarbetet och baseras på bedömningar, inte på fakturor eller betalningar.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Avsättningar är reserveringar för sannolika men beloppsmässigt osäkra framtida kostnader. De bokförs som skuld på konto 2290 och omprövas vid varje bokslut. Tre villkor måste vara uppfyllda: förpliktelse, sannolikt utflöde och uppskattningsbart belopp. Dokumentera alltid grunden för avsättningen och justera den vid ny information.