Kort svar
En verifikation är det underlag som styrker en affärshändelse i bokföringen. Det kan vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller annat dokument som visar vad som hänt. Varje bokföringspost måste ha en verifikation – det är ett lagkrav. Verifikationen bevisar att transaktionen verkligen ägt rum.
Förklaring i enkel svenska
Tänk på verifikationen som ett "bevis" för varje händelse i ditt företag som påverkar ekonomin. När du köper något behöver du ett kvitto. När du säljer något behöver du en kopia av fakturan. När banken drar en avgift är kontoutdraget din verifikation.
Varför behövs verifikationer?
- Lagkrav – bokföringslagen kräver att varje bokföringspost har underlag
- Kontroll – verifikationen visar att bokföringen stämmer med verkligheten
- Revision – revisorer och Skatteverket kan begära att se underlagen
- Historik – du kan gå tillbaka och se vad som hände
Vad räknas som verifikation?
- Leverantörsfakturor
- Kundfakturor (din kopia)
- Kvitton
- Kontoutdrag från banken
- Lönespecifikationer
- Avtal och kontrakt
- Interna dokument för speciella händelser
Vad måste en verifikation innehålla?
Enligt bokföringslagen ska en verifikation innehålla:
- Datum – när affärshändelsen inträffade
- Belopp – hur mycket pengar det handlar om
- Motpart – vem du handlat med
- Vad det gäller – beskrivning av varan/tjänsten
- Verifikationsnummer – unikt nummer i din bokföring
Exempel
Exempel 1: Inköp med kvitto
Du köper kontorsmaterial för 500 kr. Kvittot visar:
- Datum: 2026-01-15
- Butik: Kontorsbutiken AB
- Vara: Papper, pennor
- Belopp: 500 kr inkl. moms
- Moms: 100 kr
Kvittot är din verifikation för detta inköp.
Exempel 2: Försäljning med faktura
Du fakturerar en kund för konsulttjänster. Fakturan visar:
- Fakturanummer: 2026-001
- Datum: 2026-01-20
- Kund: Företaget AB
- Tjänst: Konsultation
- Belopp: 10 000 kr exkl. moms
Din fakturakopia är verifikationen för försäljningen.
Exempel 3: Bankavgift
Banken drar 250 kr i månadsavgift. Kontoutdraget visar:
- Datum: 2026-01-31
- Typ: Kontoavgift
- Belopp: -250 kr
Kontoutdraget är din verifikation.
Vanliga misstag
- Sakna underlag – bokföra utan verifikation är inte tillåtet
- Otydliga kvitton – blekta eller oläsliga kvitton måste kopieras eller fotograferas
- Fel datum – verifikationsdatum ska matcha affärshändelsen
- Saknad information – verifikationen måste visa vad som köpts, inte bara belopp
- Blanda ihop original och kopia – spara originalkvitton, kasta inte
Checklista
- [ ] Har varje bokföringspost en verifikation?
- [ ] Innehåller verifikationen datum, belopp och motpart?
- [ ] Framgår det vad affärshändelsen gäller?
- [ ] Är verifikationen läsbar och komplett?
- [ ] Är verifikationerna numrerade i ordning?
- [ ] Förvaras verifikationerna på ett säkert sätt?
- [ ] Sparas verifikationerna i minst 7 år?
Relaterade begrepp
- Bokföringspost – den faktiska noteringen i bokföringen
- Verifikationsnummer – unikt löpnummer för varje verifikation
- Grundbok – där bokföringsposter registreras i datumordning
- Huvudbok – sammanställning per konto
- Räkenskapsinformation – samlingsnamn för all dokumentation som rör bokföringen
Förvaring av verifikationer
Enligt bokföringslagen ska verifikationer sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut. De kan förvaras:
- Digitalt – skannade eller fotograferade dokument
- Fysiskt – pappersoriginal i pärmar
- I molnet – digitala system med säker lagring
Om du förvarar digitalt ska originalets innehåll och utseende bevaras.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
En verifikation är underlaget som bevisar att en affärshändelse ägt rum. Det kan vara faktura, kvitto, kontoutdrag eller annat dokument. Varje verifikation ska innehålla datum, belopp, motpart och beskrivning av vad det gäller. Verifikationer är ett lagkrav och måste sparas i minst 7 år. Utan verifikation får du inte bokföra.