Kort svar
Kontantmetoden innebär att du bokför affärshändelser när pengarna faktiskt kommer in eller går ut från ditt konto. Faktureringsmetoden innebär att du bokför när fakturan skickas eller tas emot – oavsett när betalningen sker. Båda metoderna leder till samma resultat i slutändan, men tidpunkten för bokföringen skiljer sig åt.
Förklaring i enkel svenska
Tänk dig att du säljer varor till en kund och skickar en faktura den 15 januari med 30 dagars betalningsvillkor. Kunden betalar den 10 februari.
Med faktureringsmetoden bokför du försäljningen den 15 januari (när fakturan skickades). Du har då en kundfordran i bokföringen tills kunden betalar.
Med kontantmetoden bokför du försäljningen den 10 februari (när pengarna kommer in på kontot). Du behöver inte hålla koll på kundfordringar löpande.
Vem får använda vilken metod?
De flesta företag får välja själva, men det finns regler:
- Kontantmetoden får användas om din årsomsättning normalt är högst 3 miljoner kronor
- Faktureringsmetoden måste användas om omsättningen överstiger 3 miljoner, eller om du har anställd personal
- Aktiebolag som har revisor måste oftast använda faktureringsmetoden
Fördelar och nackdelar
Kontantmetoden passar dig som:
- Driver ett mindre företag utan personal
- Vill ha en enklare bokföring
- Inte har så många fakturor att hålla reda på
Faktureringsmetoden passar dig som:
- Har större omsättning eller personal
- Vill ha bättre koll på vad kunder är skyldiga dig
- Behöver mer exakt resultatuppföljning
Exempel
Exempel 1: Konsultföretag med kontantmetoden
Lisa driver ett enmansföretag som konsult. I januari skickar hon en faktura på 25 000 kr till en kund. Kunden betalar i februari.
- Januari: Lisa bokför ingenting (fakturan är skickad men inte betald)
- Februari: Lisa bokför 25 000 kr som intäkt när pengarna kommer in
Exempel 2: Samma konsult med faktureringsmetoden
Om Lisa istället använder faktureringsmetoden:
- Januari: Lisa bokför 25 000 kr som intäkt och noterar en kundfordran
- Februari: Lisa bokför att kundfordran är betald (intäkten påverkas inte)
Med faktureringsmetoden syns intäkten i januari, även om pengarna kommer i februari. Det ger en mer "rättvisande" bild av när affären faktiskt gjordes.
Vanliga misstag
- Byta metod mitt under året – du måste hålla dig till samma metod hela räkenskapsåret
- Blanda metoderna – vissa bokför inköp med en metod och försäljning med en annan, vilket skapar förvirring
- Glömma momsreglerna – moms ska oftast redovisas enligt faktureringsmetoden även om du använder kontantmetoden för bokföringen (med vissa undantag för små företag)
- Inte kontrollera omsättningsgränsen – om du plötsligt växer förbi 3 miljoner kan du behöva byta metod
Checklista
- [ ] Kontrollera din årsomsättning – är den under eller över 3 miljoner?
- [ ] Har du anställda? I så fall måste du oftast använda faktureringsmetoden
- [ ] Välj en metod och håll dig till den hela året
- [ ] Dokumentera ditt val i din bokföringspolicy
- [ ] Tänk på att momsredovisning kan följa andra regler än din bokföringsmetod
- [ ] Vid byte av metod – gör det vid årsskifte och se till att övergången blir korrekt
Relaterade begrepp
- Kundfordran – pengar som kunder är skyldiga dig för skickade fakturor (används vid faktureringsmetoden)
- Leverantörsskuld – pengar du är skyldig leverantörer för mottagna fakturor
- Periodisering – att fördela intäkter och kostnader till rätt period
- Momsredovisning – hur du rapporterar moms till Skatteverket (har egna regler)
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Kontantmetoden och faktureringsmetoden är två olika sätt att tidsmässigt bokföra affärshändelser. Med kontantmetoden bokför du vid betalning, med faktureringsmetoden vid fakturering. Mindre företag (under 3 miljoner i omsättning, utan personal) kan ofta välja fritt, medan större företag måste använda faktureringsmetoden. Välj den metod som passar din verksamhet och håll dig konsekvent till den.