Vad betyder affärshändelsen?
Försäljning med faktura är den vanligaste formen av B2B-försäljning (företag till företag). Du levererar en vara eller utför en tjänst, skickar en faktura till kunden, och får betalt efter fakturans betalningsvillkor (ofta 30 dagar).
I bokföringen registrerar du försäljningen som en intäkt. Den moms du lägger på fakturan är utgående moms som du ska redovisa till Skatteverket.
När uppstår den?
Försäljningsbokföringen uppstår vid olika tidpunkter beroende på vilken metod du använder:
Faktureringsmetoden: Du bokför försäljningen när du skickar fakturan – oavsett när kunden betalar. Fram till betalning har du en kundfordran.
Kontantmetoden: Du bokför försäljningen när kunden faktiskt betalar fakturan.
De flesta företag med fakturaförsäljning använder faktureringsmetoden eftersom det ger bättre överblick över vad kunderna är skyldiga.
Så bokför du steg för steg
Process vid faktureringsmetoden
- Skapa och skicka fakturan till kunden
- Bokför försäljningen och momsen samma dag
- Registrera kundfordran (kunden är skyldig dig pengar)
- När kunden betalar – bokför betalningen och nollställ kundfordran
Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)
| Kontotyp | Vanligt kontonummer | Beskrivning |
|---|---|---|
| Försäljning | 3010 | Försäljning varor |
| Försäljning | 3040 | Försäljning tjänster |
| Utgående moms | 2610 | Utgående moms 25 % |
| Kundfordran | 1510 | Kundfordringar |
| Bank | 1930 | Bankkonto |
Bokföring vid fakturering (faktureringsmetoden)
Steg 1 – När du skickar fakturan:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | Totalbelopp inkl. moms | |
| 3040 Försäljning tjänster | Belopp exkl. moms | |
| 2610 Utgående moms 25 % | Momsbelopp |
Steg 2 – När kunden betalar:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Bank | Totalbelopp | |
| 1510 Kundfordringar | Totalbelopp |
Bokföring vid betalning (kontantmetoden)
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Bank | Totalbelopp inkl. moms | |
| 3040 Försäljning tjänster | Belopp exkl. moms | |
| 2610 Utgående moms 25 % | Momsbelopp |
Exempel med siffror
Exempel: Konsulttjänst för 20 000 kr exkl. moms
Du har utfört en konsulttjänst och fakturerar kunden 20 000 kr plus moms.
Fakturabelopp:
- Tjänst exkl. moms: 20 000 kr
- Moms 25 %: 5 000 kr
- Totalbelopp: 25 000 kr
Steg 1 – Bokföring vid fakturering (15 januari):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 25 000 kr | |
| 3040 Försäljning tjänster | 20 000 kr | |
| 2610 Utgående moms 25 % | 5 000 kr |
Din intäkt är nu 20 000 kr och du har 5 000 kr i utgående moms att redovisa. Kunden är skyldig dig 25 000 kr.
Steg 2 – Bokföring vid betalning (10 februari):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Bank | 25 000 kr | |
| 1510 Kundfordringar | 25 000 kr |
Pengarna har kommit in och kundfordran är nollad. Intäkten och momsen påverkas inte – de bokfördes redan i steg 1.
Moms – vad är vanligt?
Vid försäljning i Sverige är momsen oftast:
- 25 % – de flesta tjänster och varor
- 12 % – livsmedel, restaurang- och cateringtjänster, hotell
- 6 % – böcker, tidningar, kultur, persontransporter
- 0 % – export utanför EU, vissa undantagna tjänster
Viktigt på fakturan: Du måste ange:
- Momsbeloppet
- Momssatsen
- Ditt momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
- Belopp exklusive moms
Om kunden är i ett annat EU-land och du fakturerar utan moms (omvänd skattskyldighet), ska du ange kundens VAT-nummer och texten "Omvänd skattskyldighet" på fakturan.
Vanliga misstag
- Glömma att bokföra vid fakturering – vid faktureringsmetoden ska försäljningen bokföras direkt
- Bokföra brutto som intäkt – intäkten är beloppet exkl. moms, inte det kunden betalar
- Blanda ihop kundfordran och intäkt – kundfordran är en tillgång, intäkten påverkar resultatet
- Fel momssats – kontrollera att du använder rätt sats för din typ av försäljning
- Glömma att bokföra betalningen – även om intäkten redan är bokförd måste du bokföra när pengarna kommer
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Med faktureringsmetoden:
- Intäkten bokförs när fakturan skickas
- Du har kundfordringar i bokföringen
- Bättre överblick över utestående fakturor
- Momsen redovisas i perioden fakturan skickades
Med kontantmetoden:
- Intäkten bokförs när betalningen kommer
- Ingen hantering av kundfordringar
- Enklare bokföring men sämre översikt
- Momsen redovisas i perioden du får betalt (med vissa undantag)
Tips: Om du har många kundfakturor är faktureringsmetoden ofta bättre. Du ser tydligt vilka kunder som inte betalat och kan påminna dem i tid.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Försäljning med faktura bokförs i två steg vid faktureringsmetoden: först när du skickar fakturan (intäkt och moms), sedan när kunden betalar (kundfordran försvinner). Intäkten är beloppet exkl. moms, och den utgående momsen redovisas till Skatteverket. Med kontantmetoden bokför du allt i ett steg vid betalning. Kom ihåg att fakturan måste innehålla alla obligatoriska uppgifter som momsbelopp och ditt VAT-nummer.