Kort svar
En affärshändelse är en ekonomisk händelse som förändrar företagets ekonomiska ställning och därför ska bokföras. Det kan vara ett köp, en försäljning, en betalning, eller en annan transaktion som påverkar företagets tillgångar, skulder, intäkter eller kostnader.
Förklaring i enkel svenska
Varje gång något händer i ditt företag som påverkar pengarna – in eller ut – har en affärshändelse inträffat. Det är dessa händelser som bygger upp hela din bokföring.
Affärshändelser kan delas in i några huvudkategorier:
Inköp och kostnader
- Du köper varor eller tjänster till företaget
- Du betalar hyra, el, telefon eller försäkring
- Du tar ut pengar för att betala lön
Försäljning och intäkter
- Du säljer varor eller tjänster
- Du får ränta på företagets sparande
- Du får ersättning eller bidrag
Betalningar
- Kunder betalar sina fakturor
- Du betalar leverantörernas fakturor
- Du överför pengar mellan företagets konton
Finansiella händelser
- Du tar ett lån
- Du amorterar på ett lån
- Ägare sätter in eller tar ut pengar
Varje affärshändelse måste dokumenteras med ett underlag – en verifikation. Det kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller ett avtal. Utan underlag är affärshändelsen inte korrekt bokförd.
Bokföringslagen kräver att affärshändelser bokförs "så snart det kan ske", vilket i praktiken oftast tolkas som löpande under månaden eller senast månaden efter.
Exempel
Exempel 1: Du köper kontorsstol för 3 000 kr
Detta är en affärshändelse av typen "inköp". Den påverkar företaget så här:
- En kostnad på 3 000 kr uppstår (konto: Inventarier eller Förbrukningsinventarier)
- Bankkontot minskar med 3 000 kr
- Underlaget är kvittot från butiken
Exempel 2: Du skickar en faktura på 25 000 kr
Detta är en affärshändelse av typen "försäljning":
- En intäkt på 25 000 kr uppstår (20 000 kr + 5 000 kr moms)
- En kundfordran på 25 000 kr uppstår (kunden är skyldig dig pengar)
- Underlaget är fakturan du skickat
När kunden senare betalar uppstår en ny affärshändelse:
- Bankkontot ökar med 25 000 kr
- Kundfordran minskar med 25 000 kr
- Underlaget är kontoutdraget som visar betalningen
Vanliga misstag
- Glömma att bokföra händelser – Alla affärshändelser måste med i bokföringen, även små kvitton och Swish-betalningar.
- Blanda ihop privatekonomin – En privatperson som handlar med sitt privata kort skapar ingen affärshändelse i företaget. Endast händelser som rör företaget ska bokföras.
- Sakna underlag – En affärshändelse utan verifikation (kvitto, faktura, avtal) är inte giltig. Be alltid om kvitto.
- Bokföra fel tidpunkt – En affärshändelse ska bokföras när den inträffar, inte när du "kommer ihåg" den.
Checklista
- [ ] Jag förstår att varje ekonomisk händelse i företaget är en affärshändelse
- [ ] Jag samlar underlag (kvitton, fakturor) för alla affärshändelser
- [ ] Jag bokför händelser löpande, inte bara vid årsslutet
- [ ] Jag håller företagets affärshändelser separerade från privata transaktioner
- [ ] Jag vet att både köp, försäljningar och betalningar är affärshändelser
Relaterade begrepp
- Verifikation – Underlaget som bevisar att affärshändelsen har inträffat
- Bokföring – Den systematiska registreringen av alla affärshändelser
- Debet och kredit – Hur affärshändelser registreras i bokföringen
- Grundbok – Där affärshändelser först registreras i datumordning
- Huvudbok – Där affärshändelser samlas per konto
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
En affärshändelse är varje ekonomisk händelse som påverkar ditt företag – köp, försäljningar, betalningar, lån och mer. Varje sådan händelse ska bokföras och ha ett underlag som bevisar att den inträffat. Genom att förstå vad som räknas som en affärshändelse och dokumentera alla händelser korrekt lägger du grunden för en ordnad bokföring och en korrekt bild av företagets ekonomi.