Kort svar
Bokföring är den systematiska registreringen av alla ekonomiska händelser i ett företag. Det handlar om att dokumentera vad som kommer in och går ut – pengar, fakturor, kvitton – så att du har koll på företagets ekonomi och kan redovisa den korrekt till Skatteverket.
Förklaring i enkel svenska
Tänk på bokföring som en dagbok för ditt företags ekonomi. Varje gång något händer som påverkar företagets pengar – du köper in material, skickar en faktura, betalar hyra – ska det skrivas ner. Tillsammans ger alla dessa anteckningar en komplett bild av hur det går för företaget.
Bokföring fyller tre viktiga funktioner:
- Kontroll – Du ser hur mycket pengar som finns, vilka som är skyldiga dig pengar, och vilka räkningar du ska betala
- Beslutsunderlag – Du kan fatta bättre beslut när du vet hur företaget faktiskt går
- Lagkrav – Alla företag måste enligt lag bokföra sina affärshändelser och spara underlaget i sju år
I praktiken handlar bokföring om att registrera varje händelse på rätt konton. Ett konto i bokföringen är inte samma sak som ett bankkonto – det är mer som en kategori. Till exempel har du ett konto för "Försäljning", ett för "Hyra", ett för "Bankkontot", och så vidare.
Den grundläggande principen är enkel: varje transaktion påverkar alltid minst två konton. Om du får betalt för en faktura ökar pengarna på bankkontot samtidigt som kundfordran (det kunden var skyldig dig) minskar. Detta kallas dubbel bokföring.
Exempel
Exempel 1: Du säljer en tjänst för 10 000 kr
När kunden betalar händer följande i bokföringen:
- Bankkontot ökar med 10 000 kr
- Försäljningskontot ökar med 10 000 kr
Exempel 2: Du köper kontorsmaterial för 500 kr
- Kontot för kontorsmaterial ökar med 500 kr (en kostnad)
- Bankkontot minskar med 500 kr
Genom att samla alla sådana registreringar ser du på årsbasis hur mycket du sålt, vilka kostnader du haft, och vad som blir kvar som vinst.
Vanliga misstag
- Blanda ihop privat och företag – Alla transaktioner som bokförs måste vara företagsrelaterade. Privata utgifter ska aldrig tas via företaget.
- Vänta för länge – Att samla kvitton i en låda och "ta det sen" leder ofta till att underlag försvinner och att bokföringen blir fel.
- Glömma verifikationer – Varje bokförd händelse måste ha ett underlag (kvitto, faktura, kontoutdrag). Utan verifikation är bokföringen inte godkänd.
- Felaktiga konton – Att bokföra på fel konto ger en missvisande bild och kan leda till fel i deklarationen.
Checklista
- [ ] Jag vet att varje ekonomisk händelse ska dokumenteras
- [ ] Jag sparar alla kvitton och fakturor som underlag
- [ ] Jag förstår att varje transaktion påverkar minst två konton
- [ ] Jag håller privata och företagets pengar separerade
- [ ] Jag bokför regelbundet, inte bara vid årsslutet
Relaterade begrepp
- Affärshändelse – En ekonomisk händelse som ska bokföras (köp, försäljning, betalning)
- Verifikation – Underlaget som styrker en bokförd händelse (kvitto, faktura)
- Konto – En kategori i bokföringen där liknande händelser samlas
- Debet och kredit – De två sidorna i bokföringen som alltid ska balansera
- BAS-kontoplan – Det standardiserade systemet för kontonummer i Sverige
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Bokföring är grunden för att ha ordning på företagets ekonomi. Det handlar om att systematiskt registrera alla ekonomiska händelser – köp, försäljningar, betalningar – så att du kan följa upp hur det går, fatta bättre beslut, och uppfylla lagens krav på dokumentation. Genom att bokföra löpande och spara alla underlag skapar du en tydlig bild av företagets ekonomiska verklighet.