Kort svar
Enligt bokföringslagen (BFL) ska alla räkenskapsmaterial sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller allt från verifikationer och kvitton till huvudbok, årsbokslut och årsredovisning. I vissa fall kan det vara klokt att spara ännu längre.
Förklaring i enkel svenska
Tänk på det som en försäkring. Om Skatteverket vill granska ditt företag har de rätt att gå tillbaka flera år. Därför måste du kunna visa upp underlag för allt som bokförts.
Vad ska sparas?
| Material | Exempel |
|---|---|
| Verifikationer | Kvitton, fakturor, bankutdrag |
| Bokföringsböcker | Huvudbok, dagbok, grundbok |
| Årsbokslut/Årsredovisning | Resultat- och balansräkning |
| Avtal och kontrakt | Hyresavtal, låneavtal |
| Systemdokumentation | Beskrivning av bokföringssystemet |
Hur räknar man de sju åren?
Räkenskapsåret 2025 (jan–dec) avslutas 31 december 2025. Det kalenderåret är 2025. Sju år framåt innebär att materialet måste sparas till och med 31 december 2032.
I vilken form?
| Lagringsform | Tillåtet? |
|---|---|
| Pappersoriginal | Ja |
| Digitala kopior (skannade kvitton) | Ja, om kvaliteten bibehålls |
| Molnlagring | Ja, men materialet måste finnas i Sverige eller kunna skrivas ut i Sverige |
| Enbart fotografering med mobil | Ja, om bilden är tydlig och läsbar |
Från och med dag ett får du spara material digitalt, men du bör kunna visa att informationen inte förändrats.
Exempel
Exempel 1: Kvitto från 2025
Du köper kontorsmaterial i mars 2025 och får ett kvitto.
- Räkenskapsår: 2025
- Spara till och med: 31 december 2032
Exempel 2: Årsredovisning för 2024
Din årsredovisning för räkenskapsåret 2024 ska sparas till och med 31 december 2031.
Exempel 3: Brutet räkenskapsår
Om ditt räkenskapsår löper juli 2024 – juni 2025, avslutas det i kalenderåret 2025. Du ska spara till och med 31 december 2032.
Vanliga misstag
- Slänga kvitton för tidigt – Sju år är lägsta kravet. Släng aldrig material förrän tiden gått ut.
- Tro att digital bokföring inte behöver sparas – Även om du bokför i ett program måste du kunna ta fram underlagen i sju år.
- Inte veta vad som räknas som räkenskapsmaterial – Det är inte bara kvitton. Avtal, korrespondens kring affärshändelser och systemdokumentation ska också sparas.
- Spara i fel format – Termiska kvitton bleknar. Skanna eller fotografera dem i tid.
- Glömma att avtal också ska sparas – Hyresavtal, leasingavtal och liknande är en del av bokföringsmaterialet.
Checklista
- [ ] Jag sparar alla verifikationer (kvitton, fakturor) i minst 7 år
- [ ] Jag sparar årsbokslut och årsredovisning i minst 7 år
- [ ] Jag skannar eller fotograferar kvitton som kan blekna
- [ ] Jag vet att materialet ska kunna visas i Sverige
- [ ] Jag har en tydlig struktur för lagring (fysisk eller digital)
Relaterade begrepp
- Verifikation – Underlag som styrker en affärshändelse
- Huvudbok – Sammanställning av alla konton och transaktioner
- Bokföringslagen (BFL) – Lagen som reglerar hur bokföring ska skötas
- Arkivering – Systematisk lagring av dokument
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Bokföringsmaterial ska sparas i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller verifikationer, bokföringsböcker, årsredovisning, avtal och systemdokumentation. Du får spara digitalt, men materialet ska kunna visas i Sverige. Skanna termiska kvitton i tid och ha en tydlig struktur för din arkivering.