Vad betyder affärshändelsen?
Programvara och abonnemang omfattar digitala tjänster som ditt företag använder löpande. Det kan vara bokföringsprogram, projektverktyg, molnlagring, e-posttjänster eller andra SaaS-lösningar (Software as a Service). Dessa kostnader bokförs vanligtvis som IT-kostnader eller externa tjänster.
Till skillnad från att köpa en programvarulicens som du äger, innebär abonnemang att du betalar löpande för att använda tjänsten.
När uppstår den?
Programvaru- och abonnemangskostnader uppstår vanligtvis:
- Månadsvis – många SaaS-tjänster faktureras per månad
- Årsvis – vissa tjänster erbjuder årsbetalning (ofta med rabatt)
- Vid användning – förbrukningsbaserade tjänster (t.ex. molnlagring)
Bokföringen sker när fakturan kommer (faktureringsmetoden) eller vid betalning (kontantmetoden).
Så bokför du steg för steg
Process för abonnemangskostnader
- Ta emot fakturan från leverantören
- Kontrollera om leverantören är svensk eller utländsk (EU/utanför EU)
- Identifiera belopp och eventuell moms
- Bokför kostnaden och momsen
- Vid utländsk leverantör: hantera omvänd skattskyldighet om tillämpligt
Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)
| Kontotyp | Vanligt kontonummer | Beskrivning |
|---|---|---|
| IT-tjänster | 6540 | IT-tjänster och programvara |
| Ingående moms | 2640 | Ingående moms (svensk leverantör) |
| Ingående moms EU | 2645 | Ingående moms vid EU-köp |
| Utgående moms omvänd | 2614 | Utgående moms omvänd skattskyldighet |
| Bank/Leverantörsskuld | 1930/2440 | Betalning |
Bokföring – svensk leverantör
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6540 IT-tjänster | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 1930 Bank | Totalbelopp |
Bokföring – EU-leverantör (omvänd skattskyldighet)
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6540 IT-tjänster | Fakturabelopp | |
| 2645 Ingående moms EU | Beräknad moms 25 % | |
| 1930 Bank | Fakturabelopp | |
| 2614 Utgående moms omvänd | Beräknad moms 25 % |
Exempel med siffror
Exempel 1: Svenskt bokföringsprogram – 500 kr/mån inkl. moms
Beräkning:
- Totalbelopp: 500 kr
- Moms (500 / 1,25 × 0,25): 100 kr
- Kostnad exkl. moms: 400 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6540 IT-tjänster | 400 kr | |
| 2640 Ingående moms | 100 kr | |
| 1930 Bank | 500 kr |
Exempel 2: Utländsk SaaS-tjänst (EU) – 50 EUR/mån
Förutsättningar:
- Fakturabelopp: 50 EUR × 11,50 SEK = 575 kr
- Beräknad svensk moms (25 %): 144 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6540 IT-tjänster | 575 kr | |
| 2645 Ingående moms EU | 144 kr | |
| 1930 Bank | 575 kr | |
| 2614 Utgående moms omvänd | 144 kr |
Momsen tar ut sig (144 kr in, 144 kr ut), men båda ska redovisas i momsdeklarationen.
Moms – vad är vanligt?
Svensk leverantör:
- 25 % moms på programvara och IT-tjänster
- Du drar av momsen som ingående moms
EU-leverantör (B2B):
- Faktura utan moms (omvänd skattskyldighet)
- Du beräknar och redovisar svensk moms själv
- Kontrollera att ditt VAT-nummer finns på fakturan
Leverantör utanför EU:
- Ofta ingen moms på fakturan
- Kan kräva importmoms eller omvänd skattskyldighet beroende på tjänstetyp
Vanliga misstag
- Glömma omvänd moms vid EU-köp – momsen måste redovisas även om fakturan saknar moms
- Fel valutakurs – använd rätt kurs vid bokföringstillfället för utländska fakturor
- Periodisera inte årsabonnemang – om du betalar ett år i förskott kan det behöva periodiseras vid bokslut
- Blanda ihop licens och abonnemang – engångsköp av programvara kan bokföras annorlunda
- Missa att kontrollera VAT-nummer – utan rätt VAT-nummer kan omvänd skattskyldighet inte tillämpas
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Med faktureringsmetoden:
Du bokför kostnaden när fakturan kommer, oavsett när du betalar. Praktiskt för att matcha kostnad mot rätt period.
Med kontantmetoden:
Du bokför kostnaden när betalningen sker. Enklare hantering men kan ge skev periodisering.
Periodisering vid bokslut:
Om du betalar ett årsabonnemang i december för nästa år, bör kostnaden periodiseras så att rätt del hamnar i rätt räkenskapsår.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Programvara och abonnemang bokförs som IT-kostnad på konto 6540 (eller liknande). Vid svenska leverantörer hanteras momsen som vanligt. Vid EU-leverantörer gäller omvänd skattskyldighet – du beräknar momsen själv och redovisar både utgående och ingående moms. Tänk på att periodisera årsbetalningar vid bokslut så att kostnaden hamnar i rätt period.