Hur bokför du hyra för lokal?

Vad betyder affärshändelsen?

Hyra för lokal är en av de vanligaste kostnaderna för företag som behöver fysiska utrymmen för sin verksamhet. Det kan vara hyra för kontor, butik, lager, verkstad eller annan typ av lokal. Hyran bokförs som en kostnad i resultaträkningen och påverkar ditt resultat negativt (vilket minskar skatten).

Hyror för lokaler omfattas normalt av moms, men det finns undantag. Kommersiella fastigheter kan vara frivilligt momsregistrerade, men bostadshyror är alltid momsfria.

När uppstår den?

Lokalhyra bokförs vanligtvis:

• Vid betalning – om du använder kontantmetoden
• När fakturan kommer – om du använder faktureringsmetoden
• Månadsvis – hyra betalas oftast i förskott varje månad

De flesta hyresavtal innebär att du betalar hyran i förskott (t.ex. hyra för januari betalas 1 januari). Ibland faktureras hyran kvartalsvis i förskott.

Så bokför du steg för steg

Om hyran betalas från bankkontot (vanligaste fallet)

1. Ta fram hyresavin eller fakturan från hyresvärden
2. Identifiera beloppet exklusive moms och momsbeloppet
3. Skapa en verifikation med datum när betalningen sker (kontantmetoden) eller när fakturan kommer (faktureringsmetoden)
4. Bokför kostnaden och momsen enligt nedan

Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)

Bokföring vid betalning (kontantmetoden)

Bokföring vid fakturadatum (faktureringsmetoden)

Steg 1 – När fakturan kommer:

Steg 2 – När du betalar:

Exempel med siffror

Exempel: Kontorshyra 12 000 kr inkl. moms

Din kontorshyra är 12 000 kr per månad inklusive moms (25 %).

Beräkning:

• Totalbelopp: 12 000 kr
• Moms (12 000 / 1,25 × 0,25): 2 400 kr
• Hyra exkl. moms: 9 600 kr

Bokföring vid betalning:

Kostnaden som påverkar ditt resultat är 9 600 kr. Momsen på 2 400 kr får du tillbaka via momsdeklarationen.

Moms – vad är vanligt?

Lokalhyra kan ha olika momshantering beroende på hyresvärden:

Med moms (25 %): Vanligast för kommersiella lokaler där hyresvärden är frivilligt momsregistrerad. Du får göra avdrag för den ingående momsen.

Utan moms: Gäller om hyresvärden inte är momsregistrerad för uthyrningen. Då bokför du hela beloppet som kostnad och har ingen ingående moms att dra av.

Tips: Kontrollera alltid fakturan för att se om moms är specificerad. Om hyresvärden tar ut moms ska det framgå tydligt på hyresavin.

Vanliga misstag

• Glömma att separera momsen – bokför alltid hyra och moms på separata konton
• Bokföra brutto istället för netto – hyran som kostnad ska vara beloppet exkl. moms
• Fel period – om hyran avser en annan månad kan den behöva periodiseras vid bokslut
• Anta att det alltid är moms – inte alla hyresvärdar tar ut moms, kontrollera fakturan
• Blanda ihop med fastighetsskatt – fastighetsskatt kan ingå i hyran men bokförs ibland separat

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Med kontantmetoden:

Du bokför hyran den dag du betalar den. Om du betalar januarihyran den 31 december hamnar kostnaden i december.

Med faktureringsmetoden:

Du bokför hyran när fakturan kommer eller har fakturadatum. Om januarihyrans faktura är daterad 1 januari bokförs kostnaden i januari, även om du betalar i förskott.

Periodisering vid bokslut:

Oavsett metod kan du behöva periodisera vid årsskifte. Om du t.ex. betalar januari-mars hyra i december måste januari-mars del av kostnaden flyttas till nästa år.

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Lokalhyra bokförs som en kostnad på konto 5010 (eller liknande) och påverkar ditt resultat. Om hyresvärden tar ut moms separerar du momsen och bokför den på konto för ingående moms. Vid kontantmetoden bokför du vid betalning, vid faktureringsmetoden vid fakturadatum. Glöm inte att kontrollera om hyresfakturan verkligen innehåller moms – det varierar beroende på hyresvärden.