Hur bokför du kundinbetalning?

Vad betyder affärshändelsen?

Kundinbetalning är när en kund betalar en faktura som du tidigare har skickat. Om du använder faktureringsmetoden har du redan bokfört försäljningen och momsen när fakturan skickades. Nu handlar det om att registrera att betalningen kommit in och att kundfordran försvinner.

Kundinbetalningen påverkar inte ditt resultat – intäkten är redan bokförd. Däremot påverkar den din balansräkning: banksaldot ökar och kundfordran minskar.

När uppstår den?

Kundinbetalning bokförs när:

• Pengarna kommer in på bankkontot – den vanligaste tidpunkten
• Vid kassabetalning – om kunden betalar kontant
• Vid kortbetalning – när betalningsleverantören bekräftar transaktionen

Du ser inbetalningen på ditt kontoutdrag och kan då matcha den mot rätt faktura.

Så bokför du steg för steg

Process för kundinbetalning

1. Se inbetalningen på kontoutdraget
2. Identifiera vilken faktura betalningen avser
3. Kontrollera att beloppet stämmer
4. Bokför betalningen och nollställ kundfordran
5. Vid delbetalning: bokför endast den del som betalats

Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)

Bokföring av kundinbetalning

Debet på bank ökar ditt banksaldo. Kredit på kundfordringar minskar vad kunden är skyldig.

Exempel med siffror

Exempel 1: Kund betalar faktura på 25 000 kr

Du har tidigare fakturerat en kund 25 000 kr inkl. moms. Försäljningen och momsen bokfördes när fakturan skickades. Nu betalar kunden.

Bokföring vid kundinbetalning:

Intäkten (20 000 kr) och momsen (5 000 kr) påverkas inte – de bokfördes när fakturan skickades.

Exempel 2: Delbetalning

Kunden har en faktura på 10 000 kr men betalar endast 6 000 kr nu.

Bokföring:

Kunden har fortfarande en kundfordran på 4 000 kr kvar att betala.

Exempel 3: Kund betalar flera fakturor samtidigt

Kunden har tre fakturor: 5 000 kr, 8 000 kr och 12 000 kr. Kunden betalar allt på en gång – 25 000 kr.

Bokföring:

Du kan antingen bokföra en samlad post eller tre separata poster – välj det som gör det enklast att följa upp.

Moms – vad är vanligt?

Vid kundinbetalning påverkas inte momsen. Momsen bokfördes redan när fakturan skickades (vid faktureringsmetoden). Betalningen är bara en förflyttning av pengar från kunden till ditt bankkonto.

Undantag – kontantmetoden:

Om du använder kontantmetoden för momsredovisning bokförs momsen först vid betalning. Då ska även momsen bokföras vid kundinbetalningen.

Vanliga misstag

• Bokföra intäkt igen – intäkten är redan bokförd vid fakturering, bokför inte dubbelt
• Glömma att matcha mot faktura – se till att rätt faktura markeras som betald
• Fel belopp vid dröjsmålsränta – om kunden betalar inkl. ränta, bokför räntan separat
• Missa delbetalningar – bokför det belopp som faktiskt betalats, inte hela fakturabeloppet
• Bokföra på fel kundfordran – dubbelkolla att rätt kund och faktura krediteras

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden:

• Intäkt och moms bokfördes vid fakturering
• Kundinbetalning = flytta pengar från kundfordran till bank
• Ingen resultatpåverkan vid betalning

Med kontantmetoden:

• Intäkt och moms bokförs först vid betalning
• Kundinbetalning = bokför intäkt, moms OCH bankinbetalning
• Resultatpåverkan sker vid betalning

Exempel vid kontantmetoden:

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Kundinbetalning bokförs genom att debitera bankkontot och kreditera kundfordringar. Om du använder faktureringsmetoden är intäkten redan bokförd – betalningen påverkar bara balansräkningen. Matcha alltid betalningen mot rätt faktura och hantera eventuella delbetalningar korrekt. Vid kontantmetoden bokförs intäkt och moms först vid betalning.