Hur bokför du kreditfaktura?

Vad betyder affärshändelsen?

En kreditfaktura är en faktura med negativt belopp som du skickar till kund för att korrigera en tidigare faktura. Det kan bero på returer, prisavdrag, rabatter eller att originalfakturan var felaktig. Kreditfakturan minskar både din försäljning och den utgående momsen.

Kreditfakturan ska alltid referera till originalfakturan som den korrigerar.

När uppstår den?

Kreditfaktura skapas och bokförs när:

• Kunden returnerar varor – helt eller delvis
• Prisavdrag ges – t.ex. vid reklamation eller försenad leverans
• Felaktig faktura korrigeras – fel pris, fel vara, fel kund
• Bonus eller rabatt ges i efterhand – som inte var med på originalfakturan

Bokföringen sker när kreditfakturan utfärdas (faktureringsmetoden) eller vid betalning (kontantmetoden).

Så bokför du steg för steg

Process för kreditfaktura

1. Identifiera anledningen till krediteringen
2. Skapa kreditfaktura med referens till originalfakturan
3. Beräkna belopp och moms som ska krediteras
4. Bokför kreditfakturan (minskning av försäljning och moms)
5. Hantera eventuell återbetalning eller kvittning

Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)

Bokföring av kreditfaktura

Notera att debet och kredit är omvända jämfört med en vanlig försäljningsfaktura – du "tar tillbaka" försäljningen.

Exempel med siffror

Exempel 1: Fullständig kreditering av faktura

Du har fakturerat en kund 10 000 kr exkl. moms (12 500 kr inkl. moms). Kunden returnerar allt och du skickar en kreditfaktura.

Bokföring av kreditfakturan:

Din försäljning minskar med 10 000 kr och utgående moms med 2 500 kr.

Exempel 2: Delvis kreditering (prisavdrag)

Kunden har fått en faktura på 20 000 kr exkl. moms. På grund av reklamation ger du 20 % prisavdrag = 4 000 kr exkl. moms.

Kreditfaktura:

• Prisavdrag: 4 000 kr
• Moms 25 %: 1 000 kr
• Totalt att kreditera: 5 000 kr

Bokföring:

Kunden är nu skyldig 20 000 – 5 000 = 15 000 kr (plus moms som också justerats).

Exempel 3: Kreditfaktura med återbetalning

Om kunden redan har betalat originalfakturan och du ska återbetala:

Steg 1 – Bokför kreditfakturan:

Steg 2 – Bokför återbetalningen:

Moms – vad är vanligt?

Vid kreditfaktura minskas den utgående momsen med samma procentsats som på originalfakturan:

• 25 % – om originalfakturan hade 25 % moms
• 12 % – vid livsmedel, restaurang etc.
• 6 % – vid böcker, kultur etc.

Viktigt: Kreditfakturan ska visa:

• Referens till originalfakturans nummer
• Tydlig markering att det är en kreditfaktura
• Momsbelopp och momssats
• Orsak till krediteringen

Vanliga misstag

• Glömma att referera till originalfaktura – kreditfakturan ska alltid hänvisa till originalfakturan
• Fel momssats – använd samma momssats som på originalfakturan
• Skapa ny faktura istället för kreditfaktura – vid korrigeringar ska kreditfaktura användas
• Glömma att justera momsdeklarationen – minskningen av utgående moms ska med i nästa momsrapport
• Bokföra kreditfaktura som kostnad – det är en minskning av intäkt, inte en kostnad

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden:

Kreditfakturan bokförs när den utfärdas, oavsett om återbetalning har skett. Kundfordran kan bli negativ (du är skyldig kunden pengar).

Med kontantmetoden:

Bokföringen sker vid återbetalning eller kvittning mot annan faktura. Minskningen av intäkt och moms bokförs först när pengarna faktiskt betalas tillbaka.

Kvittning:

Om kunden har andra obetalda fakturor kan kreditfakturan kvittas mot dessa istället för att återbetalas.

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Kreditfaktura bokförs genom att debitera försäljningskontot och utgående moms – alltså tvärtom mot en vanlig faktura. Det minskar din försäljning och moms. Referera alltid till originalfakturan och använd samma momssats. Om kunden redan betalat originalfakturan måste du antingen återbetala eller kvitta mot andra fakturor.