Vad betyder affärshändelsen?
Kontorsmaterial är förbrukningsvaror som används i den dagliga verksamheten. Det inkluderar papper, pennor, mappar, post-it-lappar, toner, kuvert och liknande. Kontorsmaterial bokförs som en kostnad och påverkar ditt resultat.
Kontorsmaterial räknas som förbrukningsvaror och kostnadsförs direkt – det är inte inventarier som ska skrivas av över tid.
När uppstår den?
Kontorsmaterial bokförs när:
- Vid fakturamottagning – om du använder faktureringsmetoden
- Vid betalning – om du använder kontantmetoden
- Vid kvittoköp – om du handlar och betalar direkt
De flesta kontorsmaterialinköp görs med faktura från kontorsgrossister eller med kort i butik.
Så bokför du steg för steg
Process för kontorsmaterial
- Spara kvitto eller faktura
- Kontrollera att inköpet är för verksamheten
- Identifiera belopp exklusive moms och momsbelopp
- Bokför kostnaden och momsen
Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)
| Kontotyp | Vanligt kontonummer | Beskrivning |
|---|---|---|
| Kontorsmaterial | 6110 | Kontorsmaterial och trycksaker |
| Ingående moms | 2640 | Ingående moms 25 % |
| Bank | 1930 | Vid kortbetalning |
| Leverantörsskuld | 2440 | Vid faktura |
| Kassa | 1910 | Vid kontantbetalning |
Bokföring av kontorsmaterial (faktura)
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmaterial | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 2440 Leverantörsskuld | Totalbelopp |
Bokföring av kontorsmaterial (kontant/kort)
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmaterial | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 1930 Bank | Totalbelopp |
Exempel med siffror
Exempel 1: Faktura från kontorsgrossist – 1 250 kr inkl. moms
Beräkning:
- Totalbelopp: 1 250 kr
- Moms (1 250 / 1,25 × 0,25): 250 kr
- Kostnad exkl. moms: 1 000 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmaterial | 1 000 kr | |
| 2640 Ingående moms | 250 kr | |
| 2440 Leverantörsskuld | 1 250 kr |
Exempel 2: Kortköp i butik – 375 kr inkl. moms
Beräkning:
- Totalbelopp: 375 kr
- Moms: 75 kr
- Kostnad exkl. moms: 300 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmaterial | 300 kr | |
| 2640 Ingående moms | 75 kr | |
| 1930 Bank | 375 kr |
Exempel 3: Beställning med flera varutyper
Du köper kontorsmaterial (500 kr exkl. moms) och fika till kontoret (200 kr exkl. moms, 12 % moms).
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmaterial | 500 kr | |
| 2640 Ingående moms (25 %) | 125 kr | |
| 6072 Personalrepresentation | 200 kr | |
| 2640 Ingående moms (12 %) | 24 kr | |
| 2440 Leverantörsskuld | 849 kr |
Moms – vad är vanligt?
Kontorsmaterial har normalt 25 % moms:
- Papper, pennor, mappar – 25 %
- Toner och bläck – 25 %
- Kontorsmöbler (stolar, skrivbord) – 25 %
Undantag:
- Böcker och tidningar – 6 % moms
- Livsmedel (fika) – 12 % moms
Tips: Granska kvittot noga om du handlat blandade varor – olika varor kan ha olika momssats.
Vanliga misstag
- Bokföra inklusive moms som kostnad – separera alltid momsen
- Blanda ihop med inventarier – dyra inköp som datorer eller möbler över ett visst värde kan vara inventarier, inte förbrukningsvaror
- Fel momssats – kontrollera kvittot, särskilt vid blandade inköp
- Glömma kvitton – spara alltid underlag för alla inköp
- Privata inköp – bokför inte privata inköp som företagskostnad
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Med faktureringsmetoden:
Bokför kostnaden när fakturan kommer, oavsett när du betalar.
Med kontantmetoden:
Bokför kostnaden vid betalning.
Praktiskt tips:
För småköp (kvitton) bokförs oftast vid köptillfället oavsett metod, eftersom betalning sker direkt.
Inventarier vs förbrukningsvaror:
Om ett enskilt inköp överstiger ett halvt prisbasbelopp (ca 26 000 kr 2024) kan det klassas som inventarie och ska då skrivas av över tid istället för att kostnadsföras direkt.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
Kontorsmaterial bokförs som kostnad på konto 6110 (eller liknande). Momsen är vanligtvis 25 % och kan dras av. Spara alltid kvitto eller faktura som underlag. Om inköpet är dyrt (över ett halvt prisbasbelopp) kan det klassas som inventarie istället för förbrukningsvara. Vid blandade inköp, kontrollera att rätt momssats används för varje vara.