Hur bokför du inköp av varor?

Vad betyder affärshändelsen?

Inköp av varor är när ditt företag köper produkter som antingen ska säljas vidare eller användas i verksamheten. Det kan vara allt från råvaror och komponenter till färdiga produkter för återförsäljning. Varuinköp bokförs som en kostnad (eller lagerförändring) och påverkar ditt resultat.

Om du köper varor för att sälja vidare kallas det varulager. Om du köper varor för eget bruk i verksamheten är det oftast en driftskostnad.

När uppstår den?

Varuinköp bokförs när:

• Vid fakturamottagning – om du använder faktureringsmetoden
• Vid betalning – om du använder kontantmetoden
• Vid leverans – i vissa fall när varan fysiskt tas emot

De flesta företag bokför inköpet när leverantörsfakturan kommer, oavsett när varan levereras eller betalas.

Så bokför du steg för steg

Process för varuinköp

1. Ta emot leverantörsfakturan
2. Kontrollera att fakturan stämmer mot order och leverans
3. Identifiera belopp exklusive moms och momsbelopp
4. Bokför kostnaden, momsen och skulden till leverantören
5. Bokför betalningen när den sker

Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)

Bokföring vid fakturamottagning (faktureringsmetoden)

Steg 1 – När fakturan kommer:

Steg 2 – När du betalar:

Exempel med siffror

Exempel: Inköp av varor för 15 000 kr exkl. moms

Du köper in varor för återförsäljning till ett värde av 15 000 kr plus moms.

Beräkning:

• Varor exkl. moms: 15 000 kr
• Moms 25 %: 3 750 kr
• Totalbelopp: 18 750 kr

Bokföring vid fakturamottagning:

Bokföring vid betalning:

Kostnaden för ditt företag är 15 000 kr. Momsen på 3 750 kr får du tillbaka via momsdeklarationen.

Moms – vad är vanligt?

Vid varuinköp inom Sverige gäller vanligtvis:

• 25 % – de flesta varor
• 12 % – livsmedel
• 6 % – böcker, tidningar
• 0 % – vissa undantagna varor

Vid inköp från EU: Om du köper varor från annat EU-land gäller särskilda regler för gemenskapsinternt förvärv. Du beräknar och redovisar svensk moms själv.

Vid import utanför EU: Moms och eventuell tull betalas vid införseln.

Vanliga misstag

• Bokföra inklusive moms som kostnad – kostnaden ska vara exkl. moms, momsen bokförs separat
• Glömma att kontrollera fakturan – stäm alltid av mot leverans och order
• Blanda ihop varuinköp och övriga kostnader – använd rätt kontogrupp (40xx för varor)
• Missa moms på EU-inköp – vid gemenskapsinternt förvärv måste du beräkna momsen själv
• Glömma att bokföra betalningen – även om kostnaden är bokförd måste betalningen registreras

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden:

Du bokför inköpet när fakturan kommer. Fram till betalning har du en leverantörsskuld. Detta ger bättre överblick över vad du är skyldig.

Med kontantmetoden:

Du bokför inköpet när du betalar fakturan. Ingen hantering av leverantörsskulder, men sämre översikt över obetalda fakturor.

Tips: Om du har många leverantörsfakturor är faktureringsmetoden ofta bättre – du ser tydligt vilka fakturor som väntar på betalning.

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Inköp av varor bokförs som kostnad på konto 4010 (eller liknande). Momsen bokförs separat på konto för ingående moms och kan dras av i momsdeklarationen. Vid faktureringsmetoden bokför du vid fakturamottagning med leverantörsskuld, vid kontantmetoden vid betalning. Kontrollera alltid att fakturan stämmer mot leverans och använd rätt momssats.