Vad betyder affärshändelsen?
El och driftskostnader är löpande kostnader för att driva företagets lokaler. Det inkluderar el, värme, vatten, avlopp, sophantering och liknande. Dessa kostnader bokförs som driftskostnader och påverkar ditt resultat.
I många fall ingår driftskostnader i hyran, men om du har separata avtal eller äger lokalen bokförs de separat.
När uppstår den?
El och driftskostnader bokförs vanligtvis:
- Månadsvis – de flesta elleverantörer fakturerar månadsvis
- Kvartalsvis – vissa leverantörer har kvartalsfakturering
- Vid avläsning – slutfaktura baserad på faktisk förbrukning
Fakturor kan vara preliminära (baserade på uppskattad förbrukning) eller slutliga (baserade på avläsning).
Så bokför du steg för steg
Process för el och drift
- Ta emot fakturan från leverantören
- Kontrollera om det är preliminär eller slutlig faktura
- Identifiera belopp exklusive moms och momsbelopp
- Bokför kostnaden och momsen
- Vid slutfaktura: justera eventuell skillnad mot tidigare preliminärfakturor
Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)
| Kostnad | Vanligt kontonummer | Beskrivning |
|---|---|---|
| El | 5020 | El för lokaler |
| Värme | 5030 | Värme |
| Vatten/avlopp | 5040 | Vatten och avlopp |
| Sophantering | 5050 | Renhållning och städning |
| Ingående moms | 2640 | Ingående moms 25 % |
| Bank/Leverantörsskuld | 1930/2440 | Betalning |
Bokföring av elfaktura
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5020 El för lokaler | Belopp exkl. moms | |
| 2640 Ingående moms | Momsbelopp | |
| 2440 Leverantörsskuld | Totalbelopp |
Exempel med siffror
Exempel 1: Månadsfaktura el – 2 500 kr inkl. moms
Beräkning:
- Totalbelopp: 2 500 kr
- Moms (2 500 / 1,25 × 0,25): 500 kr
- Elkostnad exkl. moms: 2 000 kr
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5020 El för lokaler | 2 000 kr | |
| 2640 Ingående moms | 500 kr | |
| 2440 Leverantörsskuld | 2 500 kr |
Exempel 2: Värme och vatten – separat faktura
Du får en kvartalsfaktura för värme och vatten på totalt 4 500 kr inkl. moms, varav värme 3 000 kr och vatten 1 500 kr.
Bokföring:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5030 Värme | 2 400 kr | |
| 5040 Vatten/avlopp | 1 200 kr | |
| 2640 Ingående moms | 900 kr | |
| 2440 Leverantörsskuld | 4 500 kr |
Exempel 3: Slutfaktura med justering
Du har betalat 10 000 kr i preliminära elfakturor under året. Slutfakturan visar faktisk förbrukning på 11 500 kr. Skillnaden är 1 500 kr.
Bokföring av tilläggsbeloppet (1 500 kr inkl. moms):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5020 El för lokaler | 1 200 kr | |
| 2640 Ingående moms | 300 kr | |
| 2440 Leverantörsskuld | 1 500 kr |
Moms – vad är vanligt?
El och driftskostnader har normalt 25 % moms:
- El – 25 % moms (fullt avdrag)
- Värme – 25 % moms
- Vatten – 25 % moms
- Sophantering – 25 % moms
Undantag:
- Om du hyr lokal och driften ingår i hyran, kan momsen vara annorlunda beroende på hyresvärdens momsregistrering
- Privat användning – om lokalen delvis används privat kan avdragsrätten vara begränsad
Vanliga misstag
- Bokföra inklusive moms som kostnad – separera alltid moms från kostnad
- Blanda ihop med hyra – om driften ingår i hyran, bokför hela beloppet som hyra
- Glömma slutavstämning – preliminära fakturor kan avvika från faktisk förbrukning
- Fel kontogrupp – el och drift (5xxx) är inte samma som kontorsmaterial (6xxx)
- Missa avdragsrätt – om du har rätt till momsavdrag, glöm inte att bokföra ingående moms
Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Med faktureringsmetoden:
Bokför kostnaden när fakturan kommer, oavsett när du betalar. Praktiskt för att matcha kostnad mot rätt period.
Med kontantmetoden:
Bokför kostnaden vid betalning. Kan ge skev kostnadsfördelning om fakturor kommer oregelbundet.
Periodisering:
Om du får en årsfaktura för t.ex. sophantering kan det behöva periodiseras vid bokslut så att rätt kostnad hamnar i rätt räkenskapsår.
Slutfaktura vs preliminär:
Var beredd på att slutfakturan kan visa högre eller lägre förbrukning än preliminärfakturorna. Bokför skillnaden när slutfakturan kommer.
Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.
Sammanfattning
El och driftskostnader bokförs på konton i 5000-serien (5020 El, 5030 Värme etc.). Momsen är vanligtvis 25 % och kan dras av. Vid preliminära fakturor, var beredd på att justera vid slutfakturan. Om driftskostnader ingår i hyran behöver du inte bokföra dem separat – de ingår då i hyreskostnaden.