Hur bokför du återbetalning från leverantör?

Vad betyder affärshändelsen?

Återbetalning från leverantör innebär att du får pengar tillbaka från en leverantör som du tidigare betalat. Det kan bero på att du returnerat varor, fått en kreditfaktura, betalat för mycket eller fått en bonus. Återbetalningen minskar din tidigare kostnad och eventuell ingående moms.

När uppstår den?

Återbetalning från leverantör sker när:

• Du returnerat varor – och får pengarna tillbaka
• Du fått kreditfaktura – och leverantören betalar tillbaka
• Du betalat för mycket – t.ex. dubbelt eller fel belopp
• Du får bonus/kickback – i efterhand baserat på köpvolym
• Leverantören gått i konkurs – du får delvis återbetalning

Bokföringen sker i två steg: först kreditfakturan (om sådan finns), sedan själva återbetalningen.

Så bokför du steg för steg

Process för återbetalning

1. Ta emot kreditfaktura från leverantören (om tillämpligt)
2. Bokför kreditfakturan – minskar kostnad och ingående moms
3. Vänta på att pengarna kommer tillbaka
4. Bokför återbetalningen – ökar bank, minskar leverantörsskuld (eller fordran)

Vanliga konton att använda (BAS-kontoplanen)

Bokföring – steg 1: Kreditfaktura från leverantör

Bokföring – steg 2: Återbetalning till bank

Exempel med siffror

Exempel 1: Retur av varor – 5 000 kr inkl. moms

Du har köpt varor för 5 000 kr inkl. moms och returnerar dem. Leverantören skickar kreditfaktura och återbetalar.

Beräkning:

• Totalbelopp: 5 000 kr
• Moms: 1 000 kr
• Kostnad: 4 000 kr

Steg 1 – Kreditfaktura:

Nu har leverantörsskulden ett debetsaldo = leverantören är skyldig dig pengar.

Steg 2 – Återbetalning:

Exempel 2: Återbetalning utan kreditfaktura (överbetalning)

Du betalade av misstag 15 000 kr istället för 10 000 kr. Leverantören återbetalar 5 000 kr.

Bokföring vid återbetalning:

Ingen påverkan på kostnad eller moms – det var bara en felaktig betalning.

Exempel 3: Årsbonus från leverantör

Du får 2 000 kr i bonus/kickback från leverantör baserat på årets köpvolym.

Bokföring:

Alternativt kan bonus bokföras på ett eget konto för erhållna rabatter.

Moms – vad är vanligt?

Vid återbetalning som beror på kreditfaktura:

• Ingående moms minskas med samma sats som på originalfakturan
• Minskningen ska med i momsdeklarationen
• Kontrollera att leverantörens kreditfaktura har korrekt moms specificerad

Vid bonus/kickback:

Momsfrågan kan vara komplex. Ofta anses bonus vara en efterhandsrabatt och minskar inköpskostnaden. Kontrollera hur leverantören hanterar momsen.

Vanliga misstag

• Bokföra återbetalning som intäkt – det är en minskning av kostnad, inte en ny intäkt
• Glömma att justera ingående moms – om kreditfaktura finns ska momsen minskas
• Missa kreditfakturan – bokför kreditfakturan först, sedan återbetalningen
• Fel kostnadskonto – använd samma konto som vid det ursprungliga inköpet
• Dubbelbokning – om kreditfakturan redan är bokförd, bokför inte kostnadsminskning igen

Om kontantmetoden vs faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden:

1. Bokför kreditfakturan när den kommer (minskar kostnad och moms)
2. Leverantörsskulden blir negativ (leverantören är skyldig dig)
3. Bokför återbetalningen när pengarna kommer

Med kontantmetoden:

Bokför allt vid återbetalningen – både kostnadsminskning, momsjustering och bankinbetalning.

Om du inte fått kreditfaktura:

Vid t.ex. överbetalning behövs ingen kostnadsjustering – bara förflyttning av pengar.

Obs: Detta är generell information och inte juridisk eller skattemässig rådgivning.

Sammanfattning

Återbetalning från leverantör bokförs i två steg: först kreditfakturan (minskar kostnad och ingående moms), sedan själva återbetalningen (ökar bank). Om återbetalningen beror på överbetalning utan kreditfaktura påverkas bara bank och leverantörsskuld. Tänk på att även justera ingående moms i momsdeklarationen om en kreditfaktura finns.